Die Checkliste für Gründer
In 10 Schritten zum eigenen Unternehmen
Hier erfahren Sie, welche Schritte zur erfolgreichen und rechtssicheren Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) nötig sind, und wie Sie dabei von Smartlaw profitieren können.
1. Geschäftsidee und Gründerteam
Am Anfang jeder Gründung steht die Geschäftsidee. Welches Produkt oder welche Dienstleistung soll das neue Unternehmen anbieten? Wird eine Software entwickelt? Wird eine lokale Dienstleistung angeboten? Welche Kunden soll das neue Unternehmen ansprechen? Wie viel Kapital wird zur Gründung benötigt und welchen finanziellen Risiken wird das Unternehmen später ausgesetzt sein?
Anschließend folgen Überlegungen zum Gründerteam, wenn das Unternehmen mehrere Gründer haben soll. Wer bringt sich wie in das Unternehmen ein? Fragen zur Risikobereitschaft des Einzelnen, Zeitaufwand, Fachwissen oder Kapital sollten frühzeitig geklärt werden, um Missverständnisse und spätere Streitigkeiten im Team zu vermeiden. Können z. B. Teammitglieder nur einen kleinen Betrag investieren oder nur in Teilzeit mitarbeiten? Wessen Beteiligung ist unverzichtbar für die Umsetzung der Geschäftsidee? All diese Fragen sollten ehrlich geklärt werden, bevor die weiteren Gründungsschritte geplant werden.
Auch wer allein gründen möchte, sollte sich vorher Gedanken zum anstehenden Arbeitsaufwand, Qualifikationen, Investitionen und zum Zeitplan machen, um nicht hinterher von der anfallenden Arbeit und den Kosten überwältigt zu werden. So sollten z. B. die ersten Angestellten in das Budget eingeplant werden.
Ein Businessplan hilft, den zeitlichen Ablauf nach der Gründung und die finanziellen Herausforderungen zu kalkulieren. Wer sich einmal intensiv mit der bevorstehenden Aufgabe befasst hat, kann später den Unternehmenserfolg besser einschätzen und nötige Korrekturen am eigenen Kurs schneller erkennen und umsetzen.
2. Anfrage bei der IHK
Bevor Sie nun mit der Gründung starten, sollte bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) noch eine formlose Anfrage im Hinblick auf den gewünschten Unternehmensnamen und den Unternehmensgegenstand gemacht werden. Die IHK gibt eine unverbindliche Auskunft darüber, ob der Name und Unternehmensgegenstand zulässig sind. Diese Verfahrensweise empfiehlt sich, weil die Praxis der Registergerichte in Deutschland nicht immer einheitlich ist.
3. Wahl der Rechtsform
Sind die grundsätzlichen Fragen geklärt, dann geht es an die Auswahl der passenden Rechtsform. In Deutschland gibt es verschiedene Formen ein Unternehmen zu gestalten: KG, OHG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG u. v. m. Mit jeder gewählten Rechtsform ergeben sich in der Folge bestimmte gesetzliche Regelungen und Pflichten sowie Strukturen im Unternehmen selbst.
Smartlaw bietet Ihnen zur Unterstützung einen Rechtsformfinder, der anhand Ihrer Situation Empfehlungen für Rechtsformen liefert. Sie erhalten dort auch detaillierte Informationen zu den einzelnen möglichen Unternehmensformen.
4. Erstellung von Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste
Fiel Ihre Wahl der Rechtsform auf eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), dann ist der nächste Schritt die Erstellung des Gesellschaftsvertrages (auch als Satzung bezeichnet).
Der Gesellschaftsvertrag stellt die rechtliche Grundlage für das Unternehmen dar. Er legt die Rechte und Pflichten zwischen den Gesellschaftern fest. Die Erstellung des Gesellschaftsvertrages sollte daher besonders sorgfältig vorgenommen werden.
Im Gesellschaftsvertrag stehen zunächst einmal die Grunddaten des neuen Unternehmens: Name, Geschäftszweck und Sitz der Gesellschaft. Weiterhin muss das Stammkapital genannt werden, dass zur Gründung investiert wird. Bei einer GmbH-Gründung sind dies mindestens 25.000 Euro, bei einer UG (haftungsbeschränkt) kann das Stammkapital auch geringer sein.
In der Satzung werden auch die einzelnen Gesellschafter festgelegt sowie die Anzahl ihrer Anteile. Gesellschafter können eine natürliche Person oder eine andere Firma/Gesellschaft sein. Ein Geschäftsanteil entspricht 1,00 Euro. In der Summe müssen dann alle Anteile der Gesellschafter wieder das Stammkapital ergeben. Sind mehrere Gesellschafter an dem neu gegründeten Unternehmen beteiligt, regelt die Satzung, wann eine Gesellschafterversammlung beschlussfähig ist und mit welcher Mehrheit diese Beschlüsse gefasst werden müssen.
Smartlaw bietet Ihnen je nach Bedarf Satzungen für die Gründung von GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt) oder Einpersonengesellschaften an, die individuell gestaltet werden können.
Die Gesellschafterliste bietet einen Überblick über das organisatorische Fundament des Unternehmens. Sie zeigt, wer die Gesellschafter sind und welche Anteile sie am Unternehmen halten. Die Gesellschafterliste muss später auch beim Handelsregister eingereicht werden.
5. Die Gesellschaftervereinbarung
Eine Gesellschaftervereinbarung ist dann empfehlenswert, wenn zusätzliche Regelungen zwischen den Gesellschaftern getroffen werden sollen, die nicht zwingend in den Gesellschaftsvertrag gehören. Die Gesellschaftervereinbarung kann auch nachträglich geschlossen werden. Weiterhin müssen an sie auch nicht – im Gegensatz zur Satzung – alle Gesellschafter gebunden werden. Typische Inhalte einer Gesellschaftervereinbarung sind Regelungen zu späteren Finanzierungsrunden, zu einem möglichen Unternehmensverkauf oder zur Aufnahme neuer Gesellschafter.
6. Bestellung des Geschäftsführers
Sind sich die Gesellschafter über die grundsätzliche Unternehmensorganisation einig, dann folgt die Bestellung des Geschäftsführers. Es können auch mehrere Geschäftsführer bestellt werden. Die Bestellung oder Abberufung des Geschäftsführers erfolgt immer über einen Gesellschafterbeschluss in der Gesellschafterversammlung. Wird ein Geschäftsführer berufen oder abberufen, muss dies auch immer an das Handelsregister gemeldet werden.
Der Gesellschafter-Geschäftsführer
Geschäftsführer, die auch Gesellschafter des Unternehmens sind, werden als Gesellschafter-Geschäftsführer bezeichnet. Auch Gründer einer Einpersonengesellschaft sollten einen Geschäftsführer-Vertrag mit sich und der Gesellschaft abschließen.
Der Fremdgeschäftsführer
Sollten sich die Gesellschafter entscheiden, dass niemand aus ihrem Team als Geschäftsführer agieren soll, weil z. B. alle Arbeitskraft der Gründer in die Produktentwicklung fließen soll bzw. das nötige Wissen im Bereich der Geschäftsführung fehlt, dann ist die Einstellung eines Fremdgeschäftsführers notwendig. Ein Fremdgeschäftsführer besitzt keine Anteile an der Gesellschaft.
7. Einzahlung des Stammkapitals
Im Namen der Gesellschaft muss bei der Bank Ihrer Wahl ein Geschäftskonto eingerichtet werden. Auf dieses wird dann von den Gesellschaftern anteilig das Stammkapital bzw. die Mindesteinlage eingezahlt. Die Einzahlungsbelege müssen anschließend beim Notar vorgelegt werden.
Das Stammkapital der GmbH beträgt mindestens 25.000 Euro. Bei Gründung der GmbH muss mindestens die Hälfte dieses Betrages – also 12.500 Euro – als Einlage eingezahlt werden. Die Einlage ist auch in Form von Sacheinlagen möglich. Dafür sollte mit einem Steuerberater zusammengearbeitet werden, um den Wert der eingebrachten Sachen korrekt anzugeben.
Bei der UG (haftungsbeschränkt) muss das gesamte Stammkapital eingezahlt werden. Sacheinlagen sind nicht möglich.
8. Notarbesuch
Bei der Gründung wird die Satzung in Anwesenheit aller aufgeführten Gesellschafter bzw. deren Vertreter beim Notar verlesen. Somit bekunden alle Gründer, dass sie den Inhalt der Satzung kennen und verstanden haben. Dies dient nicht zur allgemeinen Information aller Beteiligten. Vielmehr sollten alle Gesellschafter im Vorfeld über den Inhalt der Satzung genau informiert werden und den Inhalten zustimmen, damit es beim Notarbesuch keine Überraschungen gibt.
Der Notar muss den Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste und den Gesellschafterbeschluss zum Geschäftsführer beurkunden. Zusammen mit der Handelsregister-Anmeldung, die vom Geschäftsführer unterschrieben werden muss, bilden diese Dokumente die Anmeldeunterlagen für das Registergericht. Der Notar übermittelt alle Unterlagen und Informationen an das zuständige Registergericht.
9. Eintrag in das Handelsregister
Das deutsche Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis. In ihm sind alle Gesellschaften und bestimmten Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, eingetragen. Das Verzeichnis wird von Amtsgerichten gepflegt, die auch als Registergerichte bezeichnet werden.
Mit dem erfolgten Eintrag in das Handelsregister gilt Ihre GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) offiziell als gegründet.
Das Stammkapital der GmbH beträgt mindestens 25.000 Euro. Bei Gründung der GmbH muss mindestens die Hälfte dieses Betrages – also 12.500 Euro – als Einlage eingezahlt werden. Die Einlage ist auch in Form von Sacheinlagen möglich. Dafür sollte mit einem Steuerberater zusammengearbeitet werden, um den Wert der eingebrachten Sachen korrekt anzugeben.
Bei der UG (haftungsbeschränkt) muss das gesamte Stammkapital eingezahlt werden. Sacheinlagen sind nicht möglich.
10. Weitere Schritte nach der Gründung
Anmeldung beim Gewerbeamt
Ob Sie Ihr Unternehmen auch beim Gewerbeamt anmelden müssen, können Sie mit Smartlaw ganz einfach überprüfen, dafür steht Ihnen ein spezieller Frage-Antwort-Dialog zur Verfügung.
Anmeldung beim Finanzamt
Aus Steuergründen muss die Gesellschaft bei Ihrem zuständigen Finanzamt für Körperschaften angemeldet werden. Daraufhin erhalten Sie eine Steuernummer. Gleichzeitig sollten Sie auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Sie benötigen für die Anmeldung eine Eröffnungsbilanz, die mit Smartlaw einfach und schnell erstellt werden kann.
Mitarbeiter einstellen
Mit der Einstellung der ersten Beschäftigten muss das Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de) eine Betriebsnummer beantragen. Das Unternehmen muss außerdem bei der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft angemeldet werden. Für Sicherheit von Anfang an sorgen die zahlreichen Arbeitsverträge von Smartlaw. Ob Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung, Minijobber oder Praktikanten, Sie finden den richtigen Vertrag und können darüber hinaus noch alles bequem und übersichtlich verwalten.
Übersicht aller Arbeitsverträge
Steuerberater beauftragen
Haben Sie selbst keine ausreichenden Kenntnisse im kaufmännischen Bereich, sollten Sie einen Steuerberater mit der Buchhaltung beauftragen. Es ist ein häufiger Irrtum, dass die laufenden Kosten für die Unterhaltung einer UG (haftungsbeschränkt) geringer als bei einer GmbH sind. Die steuerlichen Pflichten und anfallenden Kosten, z. B. für die Bilanzierung oder den Jahresabschluss, sind nahezu identisch.