Wann ein Arbeitsverhältnis mit sachlichem Grund befristet werden kann

1.1. Was bedeutet eine kalendarische Befristung?

Ein kalendarisch befristeter Vertrag liegt vor, wenn die Dauer der Beschäftigung kalendarisch bestimmt ist.

Das Arbeitsverhältnis beginnt am ... und endet am ... oder Herr/Frau ... wird mit Wirkung vom ... für die Dauer von acht Wochen eingestellt.

Die Befristung muss klar und deutlich festgelegt werden. Es gibt Formulierungen, die für eine kalendarische Befristungsregelung nicht ausreichen, wie zum Beispiel: Herr/Frau ... wird ab heute für etwa sechs Wochen oder für drei bis vier Monate oder für etwa ein Jahr eingestellt.

1.2. Was bedeutet eine zweckmäßige Befristung?

Um eine Zweckbefristung handelt es sich dann, wenn die Dauer des Arbeitsverhältnisses sich aus Art, Zweck und Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt. In diesen Fällen ist die Dauer der Beschäftigung nicht kalendarisch bestimmt. Das Arbeitsverhältnis endet mit Eintritt eines von den Arbeitsvertragsparteien bestimmten Ereignisses, dessen zeitlicher Eintritt ungewiss ist. Beispiel: Herr/Frau ... wird mit Wirkung vom ... zur Aushilfe für die Dauer der Krankheit unseres Mitarbeiters, Herrn ..., eingestellt. oder ... für die Dauer des Urlaubs ... usw.

Auch Zweckbefristungen dürfen keinen Zweifel an der Dauer des Arbeitsverhältnisses lassen. Nicht ausreichende Zweckbefristungsregelungen sind zum Beispiel: Das Arbeitsverhältnis beginnt am ... und dauert so lange, solange Arbeit vorhanden ist. oder: Herr/Frau ... wird mit Wirkung vom heutigen Tag für die Dauer des zusätzlichen Arbeitskräftebedarfs eingestellt.

3.1. Was versteht man unter vorübergehendem Bedarf?

Der vorübergehende betriebliche Bedarf an der Arbeitsleistung umfasst drei Konstellationen:

• Vorübergehender Mehrbedarf

  Einen vorübergehenden Mehrbedarf haben Sie, wenn Sie aufgrund von Aushilfsarbeitsverhältnissen, einen vorübergehenden Personalbedarf decken können. Bei Vertragsschluss des befristeten Arbeitsvertrags müssen Sie konkrete Anhaltspunkte dafür vorweisen können, dass die anfallende Arbeit in absehbarer Zeit wieder mit der normalen Belegschaftsstärke bewältigt werden kann. Diese Prognose und Ihre Berechnung müssen schriftlich dokumentieren.

  Wenn Sie nur unsicher sind über die künftige Entwicklung Ihres Personals, dann reicht das für eine Befristung nicht aus. Unsicherheiten fallen in den Bereich des unternehmerischen Risikos, das Sie allein tragen müssen.

• Minderbedarf

  Das bevorstehende Absinken des Arbeitskräftebedarfs kann eine Befristung von Arbeitsverhältnissen rechtfertigen. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum Rationalisierungsmaßnahmen durchführen, kann sich ein Absinken des Personalbedarfs abzeichnen. Hier müssen sie von vornherein sicher sein, dass der Minderbedarf so auch zu erwarten ist.

• Periodischer Arbeitsanfall

  Das sind die Fälle zeitlicher Befristung, bei denen eine Beschäftigung nach der Natur der Sache nicht ständig, sondern nur für bestimmte Zeitabschnitte möglich ist. Man unterscheidet zwischen Saisonarbeit (zum Beispiel Weinlese, Eiscreme-Industrie usw.) und Kampagnebetrieben (z. B. Zuckerfabriken, bestimmte Konservenfabriken, Freibäder usw.).

3.2. Was gilt für die Befristung nach Ausbildung oder Studium?

Dieser Befristungsgrund ermöglicht Ihnen den Abschluss befristeter Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern nach einer Berufsausbildung oder einem Studium, auch wenn Ausbildung oder Studium nicht erfolgreich abgeschlossen wurden.

Die befristete Beschäftigung verfolgt den Zweck, dem Arbeitnehmer bei der Überwindung von Übergangsschwierigkeiten nach dem Abschluss seiner Ausbildung zu helfen. Ihm soll insbesondere Berufspraxis verschafft und die Suche nach einem Arbeitsplatz erleichtert werden.

Die Befristung muss im Anschluss an die Ausbildung oder das Studium erfolgen, also damit im zeitlichen Zusammenhang stehen. Als Studium gilt jede Ausbildung an einer Hochschule, Fachhochschule oder auch an einer anderen staatlich anerkannten Ausbildungsstätte.

Diese Befristungsmöglichkeit ist von Bedeutung, wenn Sie einen Hochschulabsolventen, der bereits während seines Studiums bei Ihnen beschäftigt war, befristet nach seinem Studienabschluss einstellen wollen. Eine sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 TzBfG kommt in diesem Fall nicht in Betracht, da es eine Vorbeschäftigung gab.

3.3. Was gilt für die Vertretung eines anderen Arbeitnehmers bei der Befristung?

Ein Vertretungsfall liegt vor, wenn durch den zeitweiligen Ausfall eines Arbeitnehmers (z. B. wegen Krankheit, Beurlaubung, Abordnung ins Ausland) ein vorübergehender Bedarf zur Beschäftigung eines anderen Arbeitnehmers entsteht.

Voraussetzung ist, dass Sie als Arbeitgeber aufgrund einer Prognose damit rechnen, dass der zu vertretende Arbeitnehmer nach Wegfall des Verhinderungsgrunds seine Tätigkeit wieder aufnimmt.

Eine mehrjährig angelegte Vertretung ist zulässig. Es handelt sich nur um eine unzulässige Dauervertretung, wenn Sie bei Abschluss des Vertrags bereits eine über den Endtermin der Befristung hinausgehende Beschäftigung des Arbeitnehmers vorsehen.

3.4. Was versteht man unter der Eigenart der Arbeitsleistung bei der Befristung?

Befristungen sind zulässig, wenn dies für bestimmte Berufsgruppen üblich ist. Branchenübliche Besonderheiten gelten, wenn mit wechselndem Publikumsgeschmack im Unterhaltungsgewerbe zu rechnen ist. Zulässig sind befristete Arbeitsverträge mit Künstlern, Musikern, Schauspielern, Sängern und Berufssportlern. Die Eigenart der Arbeitsleistung ist der Grund für eine Befristung.

3.5. Was sind Gründe in der Person des Arbeitnehmers bei der Befristung?

Unter diesen Befristungsgrund fallen Fälle, in denen der Arbeitnehmer befristet beschäftigt wird, um ihm in einer sozialen Überbrückungssituation zu helfen. Eine solche Befristung des Arbeitsvertrags kann gerechtfertigt sein, wenn der Arbeitnehmer nach einer Kündigung oder dem Auslaufen eines befristeten Arbeitsverhältnisses bis zu einer bereits feststehenden Anschlussbeschäftigung oder bis zur Erfüllung der Voraussetzungen für den Bezug von Arbeitslosengeld oder der Altersrente weiterbeschäftigt wird.

Dabei ist das Interesse des Arbeitnehmers an einer nur befristeten Beschäftigung ausschlaggebend für die Befristung. Der Wunsch des Arbeitnehmers kann die Befristung des Arbeitsvertrags rechtfertigen, wenn dieser nur eine bestimmte Zeit arbeiten will, wie zum Beispiel bis zur Aufnahme eines Studiums oder bis zu einem geplanten Wohnortwechsel.

3.6. Welche Bedeutung haben zeitlich begrenzte Haushaltmittel für eine Befristung?

Die Befristung eines Arbeitsvertrags ist aufgrund zeitlich begrenzter Haushaltsmittel, zum Beispiel für bestimmte Forschungsprojekte, sachlich gerechtfertigt. Die Rechtsprechung setzt voraus, dass die Mittel haushaltsrechtlich für die befristete Beschäftigung bestimmt sind und der Arbeitnehmer zulasten dieser Mittel eingestellt und beschäftigt wird. Die Formulierung im Gesetz ist sehr weit gefasst. Im öffentlichen Dienst und in den dem öffentlichen Dienst zuzurechnenden Forschungseinrichtungen (zum Beispiel Max-Planck-Institut) sollen Befristungen aus haushaltsrechtlichen Gründen möglich sein. Ist im Haushalt dieser Einrichtungen für ein Projekt nur eine bestimmte Summe Geld eingeplant, kann nur eine befristete Beschäftigung erfolgen.

3.7. Was gilt für eine Befristung durch gerichtlichen Vergleich?

Ein sachlicher Grund für die Befristung liegt vor, wenn die Befristung in einem gerichtlichen Vergleich vereinbart wurde. Da das Gericht an dem Vergleich mitwirkt, sind die Interessen des Arbeitnehmers hinreichend gewahrt. Ein außergerichtlicher Vergleich scheidet aus. In der Praxis sind diese Fälle äußerst selten.

3.8. Was gilt für Mutterschutz und Elternzeit bei einer Befristung?

Für die befristete Beschäftigung der Vertretung einer Stammmitarbeiterin für die Zeiten des Mutterschutzes und/oder der Elternzeit gilt § 21 BEEG geregelt. Danach sind Ihre befristeten Arbeitsverträge gerechtfertigt, wenn Sie einen Mitarbeiter zur Vertretung

• für die Dauer der Beschäftigungsverbote nach dem MuSchG oder

• einer zu Recht verlangten Elternzeit oder

• einer im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarten Arbeitsfreistellung zur Kinderbetreuung einstellen.

Hier können Sie Zeit- wie auch Zweckbefristung vereinbaren.

Ein besonderer sachlicher Grunds nach § 14 Abs. 1 TzBfG muss in diesen Fällen nicht vorliegen.

Sie können die Arbeit hier organisieren wie Sie möchten. Es ist nicht notwendig, dass die befristet beschäftigte Vertretungskraft genau auf dem Arbeitsplatz des Arbeitnehmers in Elternzeit eingesetzt wird. Sie muss auch nicht mit den identischen Aufgaben betraut werden. Sie müssen nur beweisen können, dass es einen Zusammenhang zwischen Ausfall des Elternzeitlers und dem dadurch entstandenen Vertretungsbedarf gibt. Die Befristung darf sich auf die Dauer der Mutterschutzfristen, die Dauer der Elternzeit und auf die Dauer einer notwendigen Einarbeitung erstrecken.

Wenn der Umfang der Elternzeit noch nicht gewiss ist, weil sich Ihre Mitarbeiterin gerade erst im Mutterschutz befindet, können Sie wie folgt vorgehen:

• Herrscht Klarheit, weil die Mutter sich schon geäußert hat, kann über die gesamte Dauer des Ausfalls eine Befristung vereinbart werden.

• Sie können auch zunächst bis zum Ende der Mutterschutzfrist befristen. Eine erneute Befristung aufgrund der beantragten Elternzeit kann sich anschließen und gegebenenfalls in mehreren Abschnitten verlängert werden.

• Sie können auch eine Zweckbefristung ohne konkretes Beendigungsdatum vereinbaren. Als Beendigungszeitpunkt nennen Sie den noch ungewissen Beendigungszeitpunkt der Elternzeit.