Arbeitsverträge mit Praktikanten und Werkstudenten
Wo liegen die Unterschiede zwischen einem Praktikanten und einem Werkstudenten? Für Arbeitgeber ist es besonders wichtig, die Unterschiede zu kennen, damit ihnen bspw. bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen keine Fehler unterlaufen.
Unter einem Praktikum versteht man eine vorübergehende Tätigkeit zum Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen.
Ein Praktikant ist, wer für eine begrenzte Dauer zum Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit zur Vorbereitung auf eine berufliche Tätigkeit nachgeht. Dabei handelt es sich nicht um eine Berufsausbildung i. S. d. Berufsbildungsgesetzes (BBiG) oder um eine damit vergleichbare praktische Tätigkeit (§ 22 Abs. 2 Satz 3 Mindestlohngesetz – MiLoG).
Der Unterschied zur Berufsausbildung besteht darin, dass ein Auszubildender eine im Einzelnen genau geregelte und organisierte Ausbildung zu einem anerkannten Lehrberuf mit abschließender Prüfung anstrebt. Wie das Rechtsverhältnis Praktikum
genannt wird, spielt keine Rolle. Es kommt allein auf die tatsächliche Ausgestaltung und Durchführung des Vertragsverhältnisses an.
Eine besondere Beschäftigung eines Studenten ist die so genannte Beschäftigung als Werkstudent. Echte Werkstudenten genießen das so genannte Werkstudentenprivileg. Um einen Werkstudenten handelt es sich, wenn ein Studierender neben seinem Studium eine bezahlte Beschäftigung ausübt, um sich durch Arbeit die zur Durchführung des Studiums und zur Bestreitung seines Lebensunterhalts erforderlichen Mittel zu verdienen. Diese Beschäftigung ist versicherungsfrei, wenn und solange sie neben
dem Studium ausgeübt wird. Das Studium muss die Hauptsache, die Beschäftigung die Nebensache sein.
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I. Wer ist echter Praktikant?
Umgangssprachlich setzt man den Begriff Praktikant nahezu für jede Person ein, die vorübergehend einem Job nachgeht, dabei aber noch eine andere Art von Ausbildung verfolgt.
Rechtlich gesehen gibt es verschiedene Arten von Praktikanten. Dabei muss man vor allem unterscheiden, ob der Praktikant ein Pflichtpraktikum nach der Prüfungsordnung einer Schule oder Hochschule erfüllt, der Ausbildungszweck im Vordergrund steht oder doch eher das Geldverdienen die Hauptrolle spielt.
1.1. Muss ein Praktikant eingeschriebener Student sein?
Ein echter Praktikant ist ein eingeschriebener Student an einer staatlichen oder einer staatlich anerkannten Hochschule.
Durch die Studienordnung oder die Prüfungsordnung kann diesen Studenten eine praktische Tätigkeit in einem Betrieb vorgeschrieben sein. Dies nennt man Zwischenpraktikum. In seltenen Fällen kann ein Praktikum auch vor bzw. nach dem Studium angeordnet werden. Diese Praktika nennt man Vor- oder Nachpraktika. Die unterschiedlichen Arten von Praktika lösen unterschiedliche Folgen in der Sozialversicherung aus.
1.2. Ist ein Praktikum ein Arbeitsverhältnis?
Der Ausbildungszweck muss bei einem echten Praktikum deutlich im Vordergrund stehen. Ein Praktikum dient dem Erwerb beruflicher Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen. Dadurch unterscheidet sich ein Praktikantenverhältnis von einem normalen Arbeitsverhältnis.
Dennoch ist ein Praktikum keine Berufsausbildung. Ein Arbeitnehmer wird zur Erbringung einer Arbeitsleistung beschäftigt. Entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse bringt ein Arbeitnehmer deshalb schon mit.
Steht der Ausbildungszweck im Rahmen eines Praktikums nicht klar im Vordergrund, handelt es sich um ein ganz normales Arbeitsverhältnis. Als Arbeitgeber müssten Sie in einem solchen Fall den angemessenen Lohn für die erbrachte Tätigkeit leisten. Diese wurde nämlich im Rahmen eines Scheinpraktikums erbracht. Ist ein Praktikant tatsächlich ein Arbeitnehmer, wird aber als Praktikant behandelt, dann erhält er unter Umständen keine Bezahlung, keinen Urlaub und keine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Diese Ansprüche kann der Scheinpraktikant
zu einem späteren Zeitpunkt bei Ihnen geltend machen. Dazu gehört auch die angemessene Vergütung. Darüber hinaus müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden.
Ein echter Praktikant erhält nur eine Aufwandsentschädigung. Er erhält nicht den üblichen Lohn für seine Arbeit. In einem Praktikum wird nicht wie in einem sonstigen Arbeitsverhältnis gearbeitet. Es findet auch keine systematische Berufsausbildung statt. Liegt nur ein Scheinpraktikum vor, ist die Höhe des Vergütungsanspruchs nach § 612 Abs. 1 BGB entsprechend der üblichen Vergütung zu bemessen. Dabei wird man mindestens den Mindestlohn von € 12 zugrunde legen müssen.
Für Praktikanten gilt:
Echte
Praktikanten sind solche, die ein Praktikum begleitendend zum Studium oder zur Ausbildung absolvieren.Unechte
Praktikanten sind Personen, die eine freiwillige Tätigkeit als Praktikum ausüben, die zwar studien- oder berufsbildungsbegleitend ist, aber nicht vorgeschrieben.Auszubildende sind Personen in einem Berufsausbildungsverhältnis.
Werkstudenten sind keine Praktikanten.
Hinweis
Ganz unerheblich für die rechtliche Einordnung eines Praktikums ist, ob das Rechtsverhältnis als Praktikum
solches bezeichnet wird. Es kommt allein darauf an, wie die tatsächliche Ausgestaltung und Durchführung des Vertragsverhältnisses ist. Entspricht dies nicht den Kriterien eines Praktikums, dann ist es ein Scheinpraktikum, das wie ein ganz normales Arbeitsverhältnis zu behandeln ist.
II. Hat ein Praktikant Anspruch auf den Mindestlohn?
Praktikanten müssen Sie als Arbeitgeber gem. § 22 Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 1 Abs. 2 MiLoG den gesetzlichen Mindestlohn in Höhe von € 12 je Arbeitsstunde zahlen. Ausgenommen sind hiervon ...
Pflichtpraktika im Rahmen einer Schul-, Ausbildungs- oder Studienordnung,
Kurzpraktika zur Orientierung von maximal drei Monaten,
ein erstmaliges berufs- oder hochschulbegleitendes Praktikum,
Praktika im Rahmen einer Einstiegsqualifizierung nach § 54 a SGB III oder
Praktika im Rahmen einer Berufsausbildungsvorbereitung nach §§ 68 bis 70 BBiG.
Im Mindestlohngesetz ist es zu einer Neuordnung der Darlegungs- und Beweislast gekommen. Ein Praktikant gilt nun immer als Arbeitnehmer. Er hat keine Privilegien in der Sozialversicherung. Er hat einen Mindestlohnanspruch. Etwas anderes gilt nur, wenn Sie als Arbeitgeber beweisen, dass es sich um eines der genannten Praktika handelt. Für diese gelten Ausnahmen.
III. Was gilt für Praktikanten in der Sozialversicherung?
Es muss zwischen Pflichtpraktikum und freiwilligen Praktika unterschieden werden. Echte Praktika sind solche, die von einer Prüfungsordnung zwingend vorgeschrieben sind. Solche Praktika sind Teil eines Studiums oder einer Ausbildung. Typisch für ein Pflichtpraktikum ist,
dass es sich um eine Tätigkeit handelt, die in einer Prüfungsordnung zwingend vorgeschrieben ist,
dass die Tätigkeiten denjenigen entsprechen, die in der Prüfungsordnung für das Praktikum vorgeschrieben sind und
dass keine anderen, nicht vorgeschriebenen Aufgaben im Praktikum erledigt werden. Wenn das trotzdem der Fall sein sollte, dürfen diese Aufgaben allenfalls am Rande Gegenstand des Praktikums sein.
3.1. Was gilt für das Zwischenpraktikum?
Ein Zwischenpraktikum erfüllen immatrikulierte Studenten während des Studiums. In der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind solche Zwischenpraktikanten versicherungsfrei. Gleichgültig ist dabei, in welcher Höhe Sie als Arbeitgeber diese Praktikanten vergüten. Die Versicherungsfreiheit gilt auch dann, wenn das Praktikum ein Vollzeit-Praktikum ist und die gesamte Arbeitskraft des Studenten in Anspruch nimmt. Der Praktikant bleibt im Zwischenpraktikum krankenversichert in der studentischen Krankenversicherung.
3.2. Was gilt für bezahlte Vorpraktika und Nachpraktika?
Einige Studienordnungen verpflichten zu einem Vorpraktikum. Es ist Voraussetzung, damit das Studium überhaupt aufgenommen werden kann. Andere Studienordnungen sehen ein Praktikum im Anschluss an das abgeschlossene Studium vor.
Bezahlte Vor- oder Nachpraktika können nicht versicherungsfrei wie ein Zwischenpraktikum absolviert werden.
3.3. Was gilt für Vorpraktikum oder Nachpraktikum ohne Entgelt?
Wenn Sie einen Studenten, der ein Vor- oder Nachpraktikum in Ihrem Betrieb absolviert, für dieses Praktikum keine Vergütung zahlen, tritt auch in der Kranken- und Pflegeversicherung keine Versicherungspflicht als Arbeitnehmer ein. Es müssen also keine Beiträge abgeführt werden. Die Praktikanten sind aber in der Kranken- und Pflegeversicherung als Praktikanten pflichtversichert.
IV. Was gilt für freiwillige Praktika?
Freiwillige Praktika sind nicht in einer Prüfungs- oder Studienordnung vorgeschrieben. In einem freiwilligen Zwischenpraktikum bleibt der Praktikant in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Die wöchentliche Arbeitszeit darf aber nicht mehr als 20 Stunden betragen.
Die Höhe der Bezahlung spielt im Hinblick auf die Versicherungspflicht keine Rolle. Sie als Arbeitgeber wenden für die gesetzlich krankenversicherten Praktikanten die Minijobregeln an. Sie führen Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung ab, wenn die 520-Euro-Grenze nicht überschritten wird. Wenn die 20-Stunden-Grenze bei der wöchentlichen Arbeitszeit überschritten wird, tritt Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ein. Zahlen Sie dem Praktikanten eine monatliche Vergütung von maximal € 1600,–, müssen Sie die die Gleitzonenregelung anwenden.
In der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht. Praktika sind auch versicherungspflichtig, wenn sie als Minijob vergütet werden.
Ist der Praktikant in einem freiwilligen Vor- oder Nachpraktikum bei Ihnen tätig und Sie zahlen ihm eine Vergütung, ist er wie ein Arbeitnehmer zu behandeln. Es tritt in allen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht ein. Versicherungsfreiheit besteht, wenn Sie die 520-Euro-Grenze nicht überschreiten und das Vor- oder Nachpraktikum als Minijob ausgeübt wird.
Hinweis
Für die Lohnsteuer gelten keine Besonderheiten. Das gilt unabhängig von der Art des Praktikums. Die Aufwandsentschädigung eines Praktikanten unterliegt der Lohnsteuer.
V. Worauf muss der Arbeitgeber beim Vertragsabschluss mit dem Praktikanten achten?
Der Vertrag mit einem Praktikanten unterliegt den allgemeinen Bestimmungen. Besonderheiten gelten, wenn der Praktikant minderjährig ist. Bei Minderjährigen müssen Sie die gesetzlichen Vertreter einbeziehen. Der Abschluss eines Praktikantenvertrags bedarf der Zustimmung seiner gesetzlichen Vertreter. Deshalb müssen in der Regel beide Elternteile zustimmen.
Schließen Sie Ihre Verträge mit Praktikanten schriftlich ab, selbst wenn das für freiwillige Praktika nicht vorgeschrieben ist. Die Schriftform empfiehlt sich aus Beweisgründen und um sicherzustellen, dass Sie den Zweck des Praktikums schriftlich festgehalten haben.
spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen.
in der Niederschrift folgendes festhalten: Lern- und Ausbildungsziele des Praktikums, Beginn und Dauer des Praktikums, Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit, Höhe der Vergütung, Dauer des Urlaubs, Hinweis auf unter Umständen anzuwendende Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Wenn Sie als Arbeitgeber die Vorschriften des NachwG nicht beachten, drohen Ihnen Schadenersatzansprüche. Hier wird eine Beweiserleichterung für den Arbeitnehmer in einem Prozess eintreten.
Ihre Pflicht als Arbeitgeber ist es, dem Praktikanten die vereinbarten Kenntnisse und Erfahrungen zu vermitteln. Der Praktikant ist Ihnen gegenüber verpflichtet, Folge zu leisten, damit die Wissensvermittlung gelingen kann. Außerdem hat der Praktikant Ihre betriebliche Ordnung zu beachten. Diese Pflichten sind Gegenstand des Praktikantenvertrags.
5.1. Was gilt für Verträge für Pflichtpraktika?
Pflichtpraktika unterliegen nicht dem BBiG. Deshalb gelten auch keine Besonderheiten für den Abschluss eines Praktikumsvertrags. Achten Sie nur darauf, im Vertrag klarzustellen, dass das Praktikum gemäß der Studien- oder Prüfungsordnung der Schule oder Hochschule absolviert wird. Weisen Sie darauf hin, dass die Inhalte des Praktikums den Vorgaben der Studien- oder Prüfungsordnung entsprechen.
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5.2. Was gilt für Verträge mit freiwilligen Praktikanten?
Bei der Gestaltung eines Vertrages mit einem freiwilligen Praktikanten haben Sie als Unternehmer das BBiG zu beachten. Das heißt ...
Die Probezeit darf höchstens vier Monate dauern (§ 20 BBiG). Während der Probezeit kann das Praktikum von beiden Seiten ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden.
Nach Ablauf der Probezeit haben Sie als Arbeitgeber kein Recht zur ordentlichen Kündigung des Praktikums. Nur dann, wenn es einen wichtigen Grund gibt, können Sie das Praktikumsverhältnis fristlos kündigen. Eine solche Kündigung kann nur schriftlich wirksam erteilt werden.
Gemäß § 10 Abs. 2 BBiG ist das BUrlG anwendbar. Der Praktikant hat Anspruch auf Urlaub.
Der Praktikant hat nach § 17 Abs. 1, 3 BBiG Anspruch auf eine angemessene Vergütung.
VI. Was gilt für Werkstudenten und was bedeutet das Werkstudentenprivileg?
Werkstudenten werden nicht zu ihrer Berufsausbildung, sondern im Rahmen eines normalen Arbeitsverhältnisses gegen Bezahlung beschäftigt. Für Werkstudenten besteht der Anspruch auf Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Die Beschäftigung als Werkstudent ist aus Arbeitgebersicht die wohl günstigste Form der Beschäftigung eines Studenten.
Ein Werkstudent muss Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie als Arbeitgeber und der Student in den Genuss des Werkstudentenprivilegs kommen:
Die Beschäftigung des Studenten muss über die eines Minijobs hinausgehen.
Es muss sich um einen ordentlichen Studierenden und um ein Studium handeln.
Während der Vorlesungszeit darf der Student nicht mehr als 20 Stunden in der Woche arbeiten oder
die Beschäftigung ist von vornherein auf nicht mehr als drei Monate befristet oder
die Beschäftigung wird ausschließlich während der Semesterferien ausgeübt.
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6.1. Was gilt als Studium?
Es handelt sich nur dann um ein Studium, wenn der Student einer wissenschaftlichen oder fachlichen Ausbildung nachgeht, die unmittelbar von einer Hochschule oder Fachschule vermittelt wird. Diese Ausbildung muss im Rahmen eines Vollzeitstudiums absolviert werden. Ein solches Studium dauert von der Einschreibung als Student bis zur Exmatrikulation oder der berufsqualifizierenden Abschlussprüfung. Es kommt nicht auf den Zeitpunkt an, an dem das Prüfungszeugnis ausgehändigt wird.
6.2. Was sind ordentliche Studierende?
Das Werkstudentenprivileg kommt nur für ordentlich Studierende
in Betracht. Das heißt: Der Student muss an einer Hochschule immatrikuliert, also in das Studentenverzeichnis eingetragen sein. Zu den Hochschulen gehören die in- und ausländischen Universitäten und Fachhochschulen. Um einen ordentlich Studierenden handelt es sich auch, wenn nach Beendigung des ersten Studiums ein weiteres als Aufbau- oder Zweitstudium aufgenommen wird. Voraussetzung ist, dass das zweite Studium wiederum mit einer Hochschulprüfung abschließt.
Darüber hinaus gibt es Fachschulen, die der fachlichen Ausbildung dienen. Solche Schulen sind neben den staatlich anerkannten Fachschulen auch andere Bildungseinrichtungen. Sie bieten berufliche Bildungsgänge mit einem berufsqualifizierenden Abschluss an, wie zum Beispiel Techniker- und Meisterschulen. Fachschüler, die eine solche Einrichtung besuchen, sind ordentlich Studierende.
Nicht als ordentlich Studierende gelten ...
Teilnehmer an Studienkollegs
Gasthörer
Teilnehmer an einer Weiterbildung oder Spezialisierung nach einer abgeschlossenen Hochschulausbildung
Doktoranden
Teilnehmer an dualen Studiengängen (Diese sind während des gesamten Studiums – also in der praktischen Phase und der Studienphase – Auszubildenden gleichgestellt.)
Hinweis
Für Studierende an der Fernuniversität Hagen gilt, dass diese neben der Immatrikulation nachweisen müssen, dass sie ihr Studium als Vollzeitstudium betreiben. Ist das der Fall, gelten sie als ordentlich Studierende.
6.3. Was versteht man unter dem Werkstudentenprivileg?
Personen, die während der Dauer ihres Studiums als ordentlich Studierende einer Hochschule oder einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schule gegen Arbeitsentgelt beschäftigt werden, werden Werkstudenten genannt. Sie müssen die oben genannten sonstigen Voraussetzungen erfüllen. Der große Vorteil ist, dass diese Werkstudenten versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind (Werkstudentenprivileg). Als Arbeitgeber zahlen Sie keine Sozialversicherungsbeiträge.
Eine Beitragsbelastung ergibt sich nur aufgrund der Rentenversicherungspflicht. Den Rentenversicherungsbeitrag tragen Sie als Arbeitgeber und der Student je zur Hälfte.
Hinweis
Wenn Sie einen Werkstudenten beschäftigen, dann zahlt dieser seine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung wie bisher als Student weiter. Für die Einkünfte aus der Beschäftigung bei Ihnen müssen weder Sie noch der Student Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abführen. Wichtig für familienversicherte Studenten ist dabei, dass bei einem regelmäßigen monatlichen Gesamteinkommen von mehr als € 415,– diese – für den Studenten beitragsfreie – Familienversicherung endet. Der Wert von € 415,– gilt für das Kalenderjahr 2016. Die Studenten müssen sich dann in der Regel selbst versichern. Darauf sollten Sie den Studenten hinweisen.
6.4. Warum ist bei Werkstudenten die 20-Stunden-Grenze zu beachten?
Die Werkstudentenregelung können Sie nur anwenden, wenn der bei Ihnen beschäftigte Student den größeren Teil seiner Zeit und Arbeitskraft für das Studium aufwendet. Das Studium muss den Löwenanteil ausmachen. Die Arbeit in Ihrem Betrieb darf nur eine Nebensache sein. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn
die Arbeitszeit der Beschäftigung nicht mehr als 20 Stunden wöchentlich beträgt oder
die Beschäftigung von vornherein auf nicht mehr als drei Monate befristet ist oder
die Beschäftigung ausschließlich während der Semesterferien ausgeübt wird.
Übersteigt die Arbeitszeit im Laufe der Beschäftigung die 20-Stunden-Grenze, so besteht vom Tag des Überschreitens an Versicherungspflicht. Es spielt keine Rolle, in welcher Höhe das Arbeitsentgelt ausfällt. Arbeitet der Student z. B. 18 Stunden bei Ihnen und Sie zahlen ihm eine monatliche Vergütung von € 1 500,–, dann ist diese Beschäftigung versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Die 20-Stunden-Grenze bezieht sich nur auf die Vorlesungszeit. Arbeitet der Student nur in der vorlesungsfreien Zeit in Ihrem Betrieb, müssen Sie die 20-Stunden-Grenze nicht beachten.
Arbeitet der Student während der Vorlesungszeit mehr als 20 Stunden in der Woche, kann auch dies unter die Werkstudentenregelung fallen. Das ist der Fall, wenn der Student nachts und/oder an den Wochenenden arbeitet. Nachtarbeit und Wochenendarbeit gilt als Arbeit, die in der vorlesungsfreien Zeit stattfindet. Somit kann in diesen Fällen die 20-Stunden-Grenze auch überschritten werden.
Überschreiten Sie die 20-Stunden-Grenze im Rahmen einer Arbeit von Montag bis Freitag im Laufe des Tages, verlieren der Student und auch Sie das Werkstudentenprivileg. Sie müssen Sozialversicherungsbeiträge wie für jeden anderen Arbeitnehmer abführen.
