6 Fragen zur richtigen Betriebskostenabrechnung

Welche Anforderungen muss die Betriebskostenabrechnung erfüllen?

Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Nur wenn sich diese Angaben aus der Abrechnung ergeben, ist sie mietrechtlich formell wirksam. Und nur dann kann sie Grundlage für Nachzahlungsansprüche des Vermieters sein. Entspricht die Abrechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen, darf der Mieter eine neue Abrechnung verlangen.

Folgende Angaben muss eine Betriebskostenabrechnung mindestens enthalten:

1. Die Bezeichnung des Objekts, auf die sich die Abrechnung bezieht

2. Die Benennung des Abrechnungszeitraums

3. Die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Nebenkostenart

4. Die Angabe und Erläuterung des zugrunde liegenden Abrechnungsmaßstabs (Verteilerschlüssel)

5. Die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters entfallenden Anteils der Kosten

6. Die Verrechnung der Vorauszahlungen mit dem auf den Mieter entfallenden Kostenanteil

Die Abrechnung des Vermieters muss sämtliche Ausgaben geordnet und verständlich darstellen. Es müssen die Gesamtkosten jeder Kostenart angegeben werden. Wurden nicht umlagefähige oder nur auf andere Mieter entfallende Kostenanteile herausgerechnet, muss ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe das geschehen ist.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter vorliegen?

Die Betriebskosten müssen jährlich abgerechnet werden. Das heißt aber nicht, dass sich der Zeitraum, über den abzurechnen ist, mit dem Kalenderjahr decken muss. Der Abrechnungszeitraum muss aber ein Jahr umfassen. Über einen kürzeren Zeitraum darf nicht abgerechnet werden.

Als Vermieter haben Sie zwölf Monate Zeit, über die Betriebskosten abzurechnen. Geht dem Mieter die Abrechnung später als ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode zu, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, dass Sie die Verspätung nicht verschuldet haben. Das ist etwa der Fall, wenn Ihnen Abrechnungen der Versorgungsunternehmen nicht vorliegen.

 Ihr Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2016. Dann muss Ihre Betriebskostenabrechnung für 2016 spätestens bis zum 31.12.2017 beim Mieter sein. Nach Ablauf dieser Frist haben Sie keinen Anspruch mehr auf eine eventuell fällige Nachzahlung.

Achtung: Aber selbst wenn Sie die Abrechnungsfrist unverschuldet nicht einhalten konnten, müssen Sie sich mit der Abrechnung beeilen. Wollen Sie Ihren Anspruch, Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend zu machen, wahren, muss die Abrechnung dem Mieter im Regelfall innerhalb von drei Monaten, nachdem das Abrechnungshindernis weggefallen ist, zugehen.

Bis wann muss der Mieter zahlen?

Die meisten Vermieter interessiert hauptsächlich eins: Bis wann muss der Mieter seine Nachzahlung beglichen haben? Weil Sie dem Mieter Zeit lassen müssen, seine Abrechnung in Ruhe zu prüfen, sollten Sie ihm schon gleich im Abrechnungsschreiben eine Frist von 30 Tagen als Zahlungsziel setzen. Spätestens jedoch mit Ablauf des übernächsten Monats seit Zugang der Abrechnung muss der Mieter zahlen.

Haben Sie korrekt abgerechnet, gibt es für Ihren Mieter ohnehin keinen Grund, die errechnete Nachzahlung zu verweigern: Sie ist dann fällig und muss sofort gezahlt werden.

Manche Mieter glauben noch, sie könnten mit der Nachzahlung ein Jahr warten, weil sie irgendwann einmal etwas von einer »12-monatigen Frist« gehört haben wollen. Das ist ein Irrtum! Der Mieter hat nur 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwände zu erheben. Zahlen muss er aber bereits vorher!

Welche Folgen hat eine fehlerhafte Abrechnung der Betriebskosten?

Von Bedeutung ist, ob die Abrechnung inhaltlich oder formell fehlerhaft ist:

• Eine inhaltlich falsche Abrechnung können Sie auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigieren. Inhaltlich fehlerhaft ist die Abrechnung u.a., wenn die Flächenangaben nicht denen des Vorjahres entsprechen, oder als Verteilerschlüssel nicht der im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel verwendet wird.

• Die formell fehlerhafte Abrechnung ist dagegen unwirksam. Auf Ihrer Grundlage können Sie als Vermieter keine Nachforderungen geltend machen. Sie müssen dem Mieter innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist eine neue Abrechnung vorlegen. Formell fehlerhaft ist die Abrechnung u.a. wenn der auf den Mieter entfallende Kostenanteil nicht berechnet ist, der Verteilerschlüssel unverständlich ist oder aus der Abrechnung nicht zu entnehmen ist, mit welchem Verteilerschlüssel gerechnet wurde.

Hüten Sie sich vor Abkürzungen in Ihrer Abrechnung!

Ein absolutes No-go, das Sie unbedingt in der Abrechnung vermeiden sollten, sind unverständliche Abkürzungen wie zum Beispiel »HB-KOSTEN« (die für die Hausbetreuungskosten stehen sollen). Die können Ihre gesamte Betriebskostenabrechnung formell unwirksam machen, sodass Ihr Mieter die errechnete Zahlung ohne weitere Begründung verweigern kann.

Wann dürfen die Vorauszahlungen erhöht werden?

Nach Abrechnung der Betriebskosten darf der Vermieter die Vorauszahlungen in angemessener Höhe anpassen. Maßstab ist das Abrechnungsergebnis des Vorjahrs. Die Vorauszahlungen müssen sich also an der Abrechnung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres und nicht an der zu erwartenden Entwicklung der künftigen Betriebskosten orientieren.

Achtung: Die Erhöhung der Vorauszahlung auf die Betriebskosten ist aber nur wirksam, wenn ihr eine formell ordnungsgemäße und inhaltlich richtige Betriebskostenabrechnung vorausgegangen ist (BGH, Aktenzeichen VIII ZR 258/09).

Als Vermieter müssen Sie in Ihrer Erhöhungserklärung die Erhöhung nachvollziehbar erläutern. Die Erhöhungserklärung muss schriftlich oder in Textform erfolgen. Es sind keine Fristen einzuhalten. Für die Erhöhung bedarf es nicht der Zustimmung des Mieters. Die höhere Vorauszahlung muss ab dem nächsten Monatsersten erfolgen.

Muss eine Abrechnung erstellt werden, wenn der Mieter auszieht?

Bei einem Mieterwechsel sind Sie als Vermieter nicht zu einer Zwischenabrechnung verpflichtet. Sie haben also für die Abrechnung zwölf Monate Zeit. Und die Frist beginnt erst, wenn die Abrechnungsperiode endet, also nicht mit dem Auszug des Mieters.

Selbstverständlich dürfen aber die Betriebskosten nur für die Zeit anteilig umgelegt werden, in der das Mietverhältnis bestand. Bei verbrauchsunabhängigen Betriebskosten (z. B. Hausmeister, Reinigungskosten) ist das kein Problem. Sie werden einfach zeiteinteilig abgerechnet. Bei den verbrauchsabhängigen Betriebskosten (Heizung, Warmwasser, Strom, Gas, Wasser), ist der Vermieter zur Zwischenablesung verpflichtet.