Wann werden einem Arbeitnehmer Umzugskosten ersetzt?
Wenn ein Arbeitnehmer beruflich veranlasst umzieht, kann der Arbeitgeber ihm Umzugskosten in Höhe des Betrags steuerfrei ersetzen, der nach dem Bundesumzugskostenrecht steuerfrei gezahlt werden könnte. Bei Auslandsumzügen gelten andere Regeln.
Wenn ein Arbeitnehmer Aufwendungen hat, um – wie vom Arbeitgeber gewünscht – an einen anderen Ort umzuziehen, dann sind diese Kosten nicht mit der üblichen Vergütung abgegolten. Vielmehr kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber verlangen, dass man ihm diese Aufwendungen ersetzt (§ 670 BGB).
Dagegen hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Erstattung, wenn er im eigenen Interesse umzieht, weil er beispielsweise näher am Arbeitsort wohnen möchte. Ebenso kann ein Arbeitnehmer keine Erstattung der Umzugskosten verlangen, wenn er erstmalig seine Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber aufnimmt.
Sollten Sie sich als Arbeitgeber in diesen Fällen dennoch an den Umzugskosten des Arbeitnehmers beteiligen wollen, dann muss dies vereinbart werden. Ergeben sich Erstattungsregeln für Umzugskosten aus einem Tarifvertrag, einem Arbeitsvertrag oder aus einer Betriebsvereinbarung, dann finden diese Regeln Anwendung.
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I. Was ist ein betrieblich veranlasster Umzug?
Wenn der Arbeitnehmer seine Umzugskosten erstattet verlangt und es dafür keine Regeln im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag gibt, könnte er einen Anspruch aus § 670 BGB auf Ersatz seiner Aufwendungen haben. Das ist aber nur der Fall, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Der Umzug des Mitarbeiters muss betrieblich bzw. unternehmerisch notwendig sein. Das ist nur der Fall, wenn Sie als Arbeitgeber anordnen, dass der Arbeitnehmer den Arbeitsort wechseln soll. Oder es ist der Fall, wenn Sie den Arbeitsplatz an einen anderen Ort verlegen und dadurch sich der Weg zur Arbeit für den Arbeitnehmer wesentlich verlängert.
Erstattet werden nur die Umzugskosten, die der Arbeitnehmer für erforderlich halten durfte. Dazu gehören alle Kosten, die üblicherweise bei einem Umzug anfallen (Speditionskosten, Übernachtungskosten, Mietwagen, Anreisekosten, Versicherungen, Einlagerungskosten, Maklergebühr usw.)
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keine Erstattung von Umzugskosten gem. § 670 BGB verlangen. Etwas anderes gilt nur, wenn sich der Anspruch aus einer Vereinbarung ergibt. Sie können mit dem Mitarbeiter vereinbaren, dass Sie die Umzugskosten übernehmen oder sich daran beteiligen. Hier können Sie eine passende Vereinbarung zur Übernahme der Umzugskosten erstellen.
II. Welche Umzugskosten können steuerfrei erstattet werden?
Die Umzugskosten können Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Weiter dürfen die Umzugskosten nicht den Betrag überschreiten, den ein Bundesbeamter nach dem Bundesumzugskostengesetz als höchstmögliche Umzugskostenvergütung erhalten könnte. Das Finanzamt setzt hier eigene Grenzen.
2.1. Was gilt als beruflich veranlasst aus Sicht des Finanzamts?
Das Finanzamt prüft steuerfreie Zahlungen an Arbeitnehmer. Es geht von einem beruflich veranlassten Umzug aus, wenn es sich um
Versetzung,
Arbeitsplatzwechsel oder
Wohnungswechsel wegen erstmaligen Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit an einem anderen Ort
handelt.
Außerdem ist der Umzug beruflich veranlasst, wenn er im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wurde oder von ihm verlangt wurde. Auch hier hat das Finanzamt gegen steuerfreie Zuwendung nichts einzuwenden.
Wenn Ihr Mitarbeiter weder Wohnort noch Arbeitsplatz wechselt, aber dennoch mit seiner Familie in der gleichen Stadt umzieht, geht das Finanzamt von einem beruflichen Anlass für den Umzug aus, wenn der Mitarbeiter zukünftig in einer näher am Arbeitsplatz gelegenen Wohnung lebt. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss sich aber erheblich verkürzen. Das ist der Fall, wenn sich durch den Umzug die Zeitspanne für die Fahrten zum Arbeitsplatz um mindestens eine Stunde täglich vermindert. Das heißt: Wenn der Mitarbeiter pro Fahrt 30 Minuten Fahrtzeit spart, spielt es keine Rolle mehr, dass es gar keinen Arbeitsplatzwechsel gab. Die Umzugskosten können steuerfrei ersetzt werden bzw. sind Werbungskosten für den Arbeitnehmer. Es spielt auch keine Rolle, wenn neben der Fahrtzeitverkürzung eigentlich private Gründe der Auslöser für einen Umzug waren.
Hinweis
Die eine Stunde Fahrtzeitverkürzung gilt pro Tag. Es zählen nur die einfache Hin- und Rückfahrt. Wenn der Mitarbeiter für die Mittagspause nach Hause fährt, kann diese Fahrt nicht berücksichtigt werden. Sie darf nicht zur 1-Stunden-Regel addiert werden. Das gilt auch für Ehepaare, die gemeinsam zur Arbeit fahren. Hier darf die Zeitersparnis nicht mal 2 genommen werden, auch wenn 2 Personen im Auto sitzen. Die Fahrtzeit muss tatsächlich um 60 Minuten am Tag verringert werden.
2.2. Welche Umzugskosten sind erstattungsfähig?
Ist der Umzug des Arbeitnehmers beruflich veranlasst, kann der Arbeitgeber beruflich veranlasste Umzugskosten grundsätzlich bis zu den Höchstbeträgen steuerfrei ersetzen, die ein vergleichbarer Bundesbeamter als Umzugskostenvergütung erhalten würde. Wenn Sie Pauschbeträge ansetzen, müssen die Aufwendungen im Einzelnen nicht nachgewiesen werden. Es gelten Regelungen des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG).
Als steuerfrei erstattungsfähige Umzugskosten gelten:
Speditionskosten und sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit dem Transport des Umzugsguts entstehen wie z. B. Transportversicherung, Autobahngebühren, Parkgebühren (§ 6 BUKG).
Alle Reisekosten des Arbeitnehmers und der Personen, die mit ihm in demselben Haushalt leben und mit ihm umziehen (z. B. Ehepartner, Kinder, Eltern) bis zum neuen Wohnort (§ 7 BUKG).
Alle Reisekosten des Arbeitnehmers und seiner Begleitperson zur Suche und Besichtigung einer neuen Wohnung.
Miete für die bisherige Wohnung bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Mietverhältnis frühestens gelöst werden konnte. Das gilt längstens für sechs Monate. Für denselben Zeitraum muss der Arbeitnehmer bereits Miete für die neue Wohnung zahlen (§ 8 BUKG).
Mietentschädigung für die neue Wohnung längstens für 3 Monate, wenn die neue Wohnung noch nicht genutzt werden kann (§ 8 Abs. 2 BUKG).
Ortsübliche Maklergebühren für Wohnung und Garage (§ 9 Abs. 1 BUKG). Das gilt aber nur für die Maklergebühren, die im Zusammenhang mit der Vermietung entstehen.
Aufwendungen für einen Kochherd bis zu € 230,– (§ 9 Abs. 3 BUKG) und Ausgaben für Öfen bis zu einem Betrag von € 163,– für jedes Zimmer, wenn diese Ausstattungen der neuen Wohnung erforderlich sind.
Soweit durch den Umzug zusätzliche Unterrichtskosten für ein Kind z. B. aufgrund von Nachhilfestunden anfallen, können hierfür 50 % der tatsächlichen Kosten erstattet werden. Die Höchstbeträge pro Kind lauten:
seit 1. 3. 2014 rückwirkend € 1 802,– (vorher € 1 752,–) und
seit 1. 3. 2015 € 1 841,–
Darüber hinausgehende Kosten können mit 75 % angesetzt werden. Erläutern sie Ihren Arbeitnehmern, dass es sich bei den Grenzen nicht um einen Pauschbetrag handelt. Das heißt: Ihr Arbeitnehmer muss seine tatsächlichen Aufwendungen im Zusammenhang mit dem zusätzlichen Unterricht nachweisen. Eine pauschale Erstattung dürfen Sie als Arbeitgeber hierbei nicht vornehmen.
sonstige Umzugskosten wie Trinkgelder für die Umzugshelfer, Renovierungskosten in der alten Wohnung, Kosten für neue Vorhänge, Rollos, Anschlusskosten für Herde oder Öfen, Telefonanschluss, Kosten für neue KFZ-Kennzeichen.
Hinweis
Wenn feststeht, dass Sie Umzugskosten steuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten können, sind diese Kosten automatisch auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
2.3. Wie nutzen für Umzugskosten die Pauschalen am besten?
Bei einem beruflich veranlassten Wohnungswechsel können die Umzugskosten bis zu den Pauschalen aus dem BUKG erstattet werden, ohne das für jede Ausgabe eine Quittung vorgelegt werden muss.
Im BUKG sind für sonstige Umzugskosten Pauschalen vorgesehen, die von der bei einem beruflichen veranlassten Wohnungswechsel anerkannt werden. Für sonstige Umzugskosten kann der Pauschbetrag für sonstige Umzugskosten in folgender Höhe geltend gemacht werden:
- für Verheiratete bei Beendigung des Umzugs ab 1. 3. 2015: € 1 460,–
- für Ledige bei Beendigung des Umzugs ab 1. 3. 2015: € 730,–
Der Pauschbetrag erhöht sich für jede in § 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG genannten weiteren Personen (Kinder, Verwandte, Verschwägerte, Hausnagestellte, die zum Haushalt des Arbeitnehmers gehören) mit Ausnahme des Ehegatten zum 1. 3. 2015 um € 322,–.
III. Welche Umzugskosten sind bei einem Auslandsumzug erstattungsfähig?
Bei Auslandsumzügen gelten besondere Regeln. Steuerfrei kann der Arbeitgeber Umzugskosten in diesen Fällen nur dann erstatten, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend im Ausland tätig ist, also etwa bei einer ausländischen Niederlassung eines deutschen Unternehmens arbeitet.
Für Umzüge dieser Art finden die Regelungen der Auslandsumzugskostenverordnung (AUV) Anwendung. Danach richten sich auch die Beträge, die steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden können.
Wer dauerhaft geht, kann nicht mit einer steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber rechnen. Diese ist also nicht möglich, wenn
der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland umzieht und
unbefristet im Ausland wohnt und
in Deutschland keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn mehr erzielt.
Alle mit dem Umzug verbundenen Kosten sind in diesem Fall den ausländischen Einkünften zuzuordnen.
IV. Ist es notwendig eine Rückzahlungsklausel zu vereinbaren?
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter ins Unternehmen geholt haben und für dessen Umzug tief in die Tasche gegriffen haben, dann möchten Sie diesen Mitarbeiter möglichst lange an sich binden, oder die Umzugskosten erstattet verlangen können. Deshalb sollten Sie immer daran denken, Rückzahlungsklauseln für Umzugskosten zu vereinbaren.
Solche Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich zulässig. Allerdings ist das nur der Fall, wenn Ihr Mitarbeiter keinen Rechtsanspruch auf die Erstattung der Umzugskosten hat. Diesen Rechtsanspruch hat der Arbeitnehmer nur, wenn Sie ihn aus betrieblichen Gründen an einen anderen Arbeitsort versetzen.
Wenn Sie die Umzugskosten freiwillig übernehmen, ist es möglich, eine Rückzahlung für den Fall der Fälle zu vereinbaren. Dabei müssen Sie darauf achten, dass die Rückzahlungsklausel für den Mitarbeiter nicht eine unangemessene Kündigungserschwerung bedeutet.
Eine Rückzahlungsvereinbarung darf deshalb nicht über ein Brutto-Monatsgehalt hinausgehen. Als maximale Bindungsfrist gehen die Arbeitsgerichte von drei Jahren aus. Hier bietet sich eine anteilige Staffelung des Rückzahlungsbetrags an: Je abgelaufenen Monat verringert sich die Rückzahlungsverpflichtung um 1/36 des Betrags, den Sie für den Umzug an den Mitarbeiter gezahlt haben.
Hinweis
Ihre Rückzahlungsvereinbarung darf die Erstattung nicht an Beendigungstatbestände knüpfen, auf die der Mitarbeiter Arbeitnehmer keinen Einfluss hat wie etwa eine betriebsbedingte Kündigung.
