Rechnung, Mahnung & Co. – Geldforderungen außergerichtlich geltend machen

1.1. Wann können Sie Geld von einem Vertragspartner verlangen?

Wer Waren verkauft oder Dienstleistungen erbringt, will dafür in aller Regel auch bezahlt werden. Das gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatleute. Wer beispielsweise gebrauchte Möbel oder sein altes Auto an Dritte abgibt, tut dies normalerweise nicht aus Nächstenliebe, sondern gegen Geld.

Entscheidende Voraussetzung für einen Zahlungsanspruch und damit auch für eine Rechnung ist also das Bestehen einer Forderung. Eine solche entsteht durch eine entsprechende Vereinbarung zwischen Privatpersonen oder mit einem Unternehmer (z.B. einem Gebrauchtwagen-Händler).

Ein Privatmann will sich ein neues Auto kaufen und wendet sich daher an einen Händler. Er wird fündig, man einigt sich über die Konditionen und es kommt zum Abschluss eines schriftlichen Kaufvertrages.

Eine solche Vereinbarung muss nicht immer ausdrücklich erfolgen. Auch der Supermarktbetreiber oder Handwerker haben ein Recht auf Bezahlung, auch wenn bei den üblichen Geschäften des Alltags die Bezahlung häufig in bar und ohne Rechnung oder Quittung erfolgt.

1.2. Wenn Sie eine Rechnung schreiben

Auch wenn es eher die Ausnahme als die Regel darstellt, dass man als Privatperson Rechnungen ausstellt, so ist es in einem eventuellen späteren Rechtsstreit von großem Vorteil, etwas Schriftliches als Nachweis in Händen zu halten.

Als Privatperson haben Sie in puncto Rechnung keinerlei Formalitäten zu beachten, Sie müssen noch nicht einmal den Begriff Rechnung verwenden. Es muss nur deutlich werden, was Sie von wem und weshalb verlangen. Sie können Ihr Geld auch mündlich oder via E-Mail wirksam einfordern. Von Vorteil ist es auch, wenn Sie in der Rechnung angeben, bis wann Ihr Vertragspartner zu zahlen hat.

Dabei sollten Sie nicht nur nachweisen können, dass Sie eine Rechnung gestellt haben, sondern auch, wann Sie Ihren Anspruch geltend gemacht haben. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen finden Sie sowohl eine Rechnung als auch ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben in unserem Produktportfolio

Oftmals wird die Variante Einschreiben mit Rückschein empfohlen, weil der Empfänger dann den tatsächlichen Erhalt quittieren muss. Es kommt aber immer wieder vor, dass die Annahme von Einschreiben verweigert oder dem Postboten gar nicht erst die Tür geöffnet wird.

Es gibt aber natürlich auch Profis, die generell bestreiten, dass der Absender die betreffende Rechnung überhaupt abgeschickt hat – er könnte schließlich irgendein Schreiben versandt haben. Für solche Ausnahmefälle ist es ideal, wenn man für den Versand an sich einen Zeugen zur Verfügung hat.

Wenn der Ehepartner von der Erstellung und dem Kuvertieren der Rechnung bis hin zum Weg zur Post bzw. zum Briefkasten anwesend ist, kann später der Versand nicht irgendeines Schreibens, sondern eben dieser Rechnung durch einen Zeugen bestätigt werden.

Unternehmen und Händler haben dagegen bestimmte Vorgaben zu beachten, ohne die ihre Rechnung keine Rechtswirkung entfaltet.

1.3. Notwendiges Übel: Mahnung verschicken

1.4. Wer hilft Ihnen bei der Durchsetzung?

Sie können zunächst selbst versuchen, an Ihr Geld zu kommen oder einen Rechtsanwalt bzw. ein Inkassounternehmen damit beauftragen.

Beide, Anwalt und Inkassounternehmen, werden nicht im eigenen Namen, sondern als Ihr Stellvertreter tätig. Dabei stehen den Inkassounternehmen allerdings nicht die gleichen Befugnisse zu wie einem Rechtsanwalt. Ein Inkassounternehmen darf beispielsweise zwar einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides stellen, aber weder Klage vor einem Landgericht erheben noch konkrete Rechtsberatung betreiben.

Nahezu alles, was Inkassounternehmen als Dienstleistung bieten, können Sie als Inhaber einer Forderung auch selbst erledigen.

Spätestens bei einer Klage vor dem Landgericht müssen Sie sich allerdings einen Anwalt nehmen. Inkassounternehmen dürfen vor dem Landgericht nicht allein tätig werden, da dort Anwaltszwang herrscht.

Beachten Sie: Anspruch auf Erstattung der dadurch anfallenden Kosten haben Sie nur, wenn sich der Rechnungsempfänger schuldhaft in Verzug befindet.

Die Höhe der Rechtsanwaltsgebühren für die außergerichtliche Geltendmachung einer Forderung richtet sich nach dem sogenannten Streitwert.

Wird eine Forderung von 200,00 € geltend gemacht, so bilden diese 200,00 € den Streitwert. Im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ist dann im Einzelnen geregelt, für welche Tätigkeit ein Rechtsanwalt welchen Betrag verlangen kann.

Bei einer Forderung von 200,00 € betragen die anwaltlichen Gebühren in einem solchen Fall inklusive Portokosten und gesetzlicher Umsatzsteuer insgesamt 83,54 €.

Inkassounternehmen müssen sich an den Regelungen für Anwälte orientieren, sodass sie keine höheren Beträge für ihre Tätigkeit fordern dürfen. Werden im Einzelfall höhere Inkassokosten gefordert, weil etwa bestimmte Recherchetätigkeiten notwendig waren, so bedarf dies einer genauen Erläuterung. Im Zweifel sollten Sie Inkassokosten erst nach genauer Prüfung und auch nur unter Vorbehalt zahlen.

2.1. Wann darf ein Vertragspartner von Ihnen Geld verlangen?

Wer auch immer von Ihnen Geld verlangt, hat nur dann ein Recht auf Zahlung, wenn ihm die Forderung auch zusteht, sie also rechtmäßig ist.

Wenn Sie von einem Händler ein Auto erwerben, so hat dieser gegen Sie einen Anspruch auf Zahlung des Kaufpreises. Dies gilt in gleichem Maße für die Bäckerei, bei der Sie morgens ihre Brötchen kaufen, oder auch für den Online-Händler, bei dem Sie den neuen Fernseher bestellen.

Besteht schon keine rechtmäßige Forderung, müssen Sie selbstverständlich auch nicht zahlen.

Außerdem muss die Forderung fällig sein, das heißt, auch der Zeitpunkt, an dem Sie die Zahlung leisten müssen, ist schon gekommen.

Eine Rechnung ist dagegen keine zwangsläufige Voraussetzung für das Bestehen einer Zahlungsverpflichtung. Denken Sie nur an den eingangs erwähnten Fall des Autoverkaufs unter Privatleuten. Hierbei wird häufig lediglich eine Quittung über den erhaltenen Kaufpreis ausgestellt. Liegen also die Voraussetzungen vor, müssen Sie auch zahlen – Rechnung hin oder her.

Beachten Sie: Etwas anderes gilt in Bezug auf eine etwaige Mahnung. Eine solche kann zulässigerweise nur dann erfolgen, wenn Sie sich in Verzug befinden.

2.2. Das sollte eine korrekte Rechnung beinhalten

Wenn Sie als Verbraucher eine Rechnung von einer anderen Privatperson erhalten, dann kann diese formlos erfolgen.

Im Unterschied dazu unterliegen die Rechnungen von Händlern oder Handwerkern bestimmten Formerfordernissen. Auch hier muss nicht zwingend jedes kleine Detail aufgeführt sein, sie müssen aber bestimmte Rahmenbedingungen erfüllen.

Der Partyservice Ihrer Metzgerei liefert Ihnen ein Buffet für 50 Personen und berechnet Ihnen vereinbarungsgemäß pauschal 1.500,00 € . Die Rechnung ist auch dann in Ordnung, wenn sie nicht jede einzelne Wurstplatte und jedes einzelne Brot aufführt.

Es müssen auf jeden Fall folgende Angaben enthalten sein:

• Die vollständigen Kontaktdaten des Rechnungsausstellers, also Name und Anschrift,

• die vollständigen Kontaktdaten des Rechnungsempfängers, also Name und Anschrift,

• die Steuernummer des inländischen Finanzamtes oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers,

• das Ausstellungsdatum der Rechnung,

• eine fortlaufende Rechnungsnummer,

• Art und Umfang der Warenlieferung oder Dienstleistung,

• der Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Warenlieferung oder Dienstleistung,

• eine getrennte Angabe nach Steuersätzen (7 % bzw. 19 % Mehrwertsteuer) oder Steuerbefreiung, falls erforderlich,

• etwaige im Voraus vereinbarte Preisminderungen (z.B. Skonto bei Barzahlung),

• Aufschlüsselung des Rechnungsbetrages (also ein getrennter Ausweis von a) Entgelt je nach Umsatzsteuersatz, b) Umsatzsteuersatz, c) Umsatzsteuerbetrag und d) etwaigen Steuerbefreiungen),

• bei steuerfreien Leistungen ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung (z.B. als Kleinunternehmer gem. § 19 UStG ),

• erhaltene oder in Rechnung gestellte Vorschusszahlungen (aufgeteilt in a) Nettobetrag und b) Umsatzsteuer),

• unter Umständen die Stornierung einer bereits versandten Rechnung (z.B. Vorschussrechnung), die noch nicht beglichen worden ist,

• bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht.

Fehlt eine der aufgeführten Pflichtangaben auf der Rechnung, ist sie formal fehlerhaft und muss daher erst einmal nicht bezahlt werden.

2.3. Was tun, wenn die Rechnung nicht korrekt ist?

Sie sollten dem Rechnungsversender seinen Fehler mitteilen und den geforderten Betrag nach Erhalt einer korrekten Rechnung begleichen. Es genügt, wenn der Aussteller der Rechnung fehlende oder falsche Pflichtangaben nachreicht. Er muss keine komplett neue Rechnung ausstellen.

Beachten Sie: Begleichen Sie eine formal fehlerhafte Rechnung, so verlieren Sie die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Daher sollten Sie um eine neue, korrigierte Rechnung bitten, auch wenn Sie bereits gezahlt haben sollten.

2.4. Wenn Ihnen mit einem Schufa-Eintrag gedroht wird

Bisweilen enthalten Mahnschreiben oder sogar bereits Rechnungen eine pauschale Drohung mit einem Schufa-Eintrag. Das ist jedenfalls gegenüber Privatpersonen nicht zulässig (BGH, Urteil vom 19.3.2015, I ZR 157/13, NJW 2014 S. 667).

Ein negativer Schufa-Eintrag ist von großem Nachteil, wenn Sie beispielsweise einen Kredit beantragen oder eine neue Wohnung anmieten wollen. Mit negativen Einträgen werden Sie es nämlich sehr schwer haben, den benötigten Kredit, die neue Wohnung oder das Wunsch-Auto zu bekommen.

Um herauszufinden, welche Daten über Sie gespeichert wurden, können Sie sich mit Hilfe von Smartlaw einen Antrag nach § 34 BDSG generieren, mit welchem Sie Auskünfte von verschiedenen Unternehmen einholen können (z.B. auch facebook, Google etc.). Lesen Sie dazu auch unseren Rechtstipp Ärger mit der Schufa.

Falls Sie der Meinung sind zu unrecht eine (Ab-)Mahnung erhalten zu haben, können Sie sich mit unserem Ratgeber Abmahnung über Ihre weiteren möglichen rechtlichen Schritte informieren.