Schnuppertage & Probearbeit: Was Arbeitgeber wissen müssen

Arbeitsvertrag & Einstellung • 1. August 2017

Schnuppertage sind für Arbeitgeber eine Möglichkeit, zu schauen, wie sich ein potenzieller Arbeitnehmer in der Praxis verhält. Bei uns erfahren Sie, wie Sie Probearbeitstage richtig durchführen, welche Verpflichtungen Sie haben und was Sie bei Lohn und Versicherungen beachten müssen.

Wenn ein neuer Arbeitsvertrag nach einer Bewerbungsmappe und zwei Vorstellungsgesprächen unterschrieben werden soll, fällt das manchen Arbeitgebern nicht leicht. Man hat dem Kandidaten gar nicht richtig auf den Zahn fühlen können. Seine Praxistauglichkeit wird er erst unter Beweis stellen müssen. In solchen Situationen bieten sich Schnuppertage an. Hat man den Bewerber live erlebt, sorgt das für mehr Sicherheit bei der Bewerberauswahl. Gleichzeitig bleibt dem einen oder anderen eine nicht bestandene Probezeit erspart.

I. Wie wird eine Probearbeit am Arbeitsplatz richtig durchgeführt?

Natürlich müssen die Schnuppertage arbeitsrechtlich korrekt ablaufen. Hält man die Grenzen ein, bringt die Probearbeit große Vorteile. Vor allem muss der Betrieb kein Praktikum organisieren. Das macht oft bei der Einordnung der Sozialversicherungspflicht Schwierigkeiten und unterliegt der Anmeldung bei den Einzugsstellen.

Bei unverbindlichen Schnuppertagen handelt es sich um ein sog. Einfühlungsverhältnis. Das unterscheidet sich wesentlich von einer Probezeit oder einem Probearbeitsverhältnis. Diese sind von Anfang an echte Arbeitsverhältnisse und auf den Austausch von Arbeitsleistung gegen Bezahlung ausgerichtet.

Hinweis

Wenn Sie einen Schnupperkandidaten mit dem potenziellen Arbeitsplatz konfrontieren, lernt dieser auch die potenziellen neuen Kollegen kennen. Dabei entstehen für Sie als Arbeitgeber Vorteile. Allen voran fühlen sich Ihre Mitarbeiter, denen ein Schnupperkandidat zugewiesen wird, wertgeschätzt, da Ihnen nicht einfach der neue Kollege hingesetzt wird. Darüber hinaus werden sich die Mitarbeiter einem neuen Kollegen gegenüber mehr verbunden fühlen, wenn sie an dem Auswahlprozess in irgendeiner Form beteiligt waren – auch wenn Sie als Chef das letzte Wort haben. Nutzen sie diese Situation und holen Sie sich bei Ihren Mitarbeitern nach einem Schnuppertag ein Feedback ab.

Der Abschluss eines Einfühlungsvertrags allein reicht nicht aus, um zu belegen, dass es sich tatsächlich nicht um Arbeit sondern um ein Kennenlernen handelt. Auch auf den Titel des Vertrags kommt es nicht an. Vielmehr müssen Sie als Arbeitgeber das Einfühlungsverhältnis auch als solches durchführen.

Oberste Priorität für Sie ist, den Eindruck zu vermeiden, dass der Bewerber ganz normal arbeitet. Achten Sie darauf, dass Sie auch die Kollegen entsprechend informieren. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter dem Bewerber Arbeit zuweist, dann wird Ihnen als Arbeitgeber dies zugerechnet.

1.1. Was gilt für die Sozialversicherung im Probearbeitsverhältnis?

Wie verhält sich ein Einfühlungsverhältnis in Sachen Sozialversicherung? Ist der interessierte Schnupperpraktikant versicherungspflichtig? Müssen Sie Als Arbeitgeber Beiträge abführen?

Bei einem echten Probearbeitsverhältnis übernimmt der Bewerber von Anfang an Anweisungen des Chefs und die im Betrieb üblichen Arbeiten. Er wird in den Betrieb eingegliedert und untersteht dem Direktionsrecht des Unternehmers. Außerdem wird er bezahlt. Im Hinblick auf die Sozialversicherungspflicht ist in diesem Fall alles klar. Da Geld fließt, muss der Mitarbeiter auch angemeldet werden und für ihn müssen Beiträge abgeführt werden.

Handelt es sich um Schnuppertage in einem Betrieb, dann verhält sich das anders. Ein Schnupperpraktikant in einem Einfühlungsverhältnis übernimmt keine im Betrieb üblichen Aufgaben zur selbstständigen Erledigung. Er schaut eher zu, wie die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen. Greift er dennoch zu, geschieht das freiwillig. Er ist außerdem nicht an Arbeitszeiten gebunden. Einen Anspruch auf eine Vergütung hat er auch nicht.

Dem Bewerber muss freigestellt sein, ob und wann er im Betrieb erscheint, wie lange er bleibt und welche Arbeiten er übernimmt. Sie als Arbeitgeber dürfen ihn im Einfühlungsverhältnis nicht dienstplanmäßig erfassen und ihm nicht die selbstständige Erledigung von Arbeiten zuweisen.

Für Sie besteht auch keine Vergütungspflicht. Das gilt selbst dann, wenn der Bewerber freiwillig verwertbare oder gute Arbeit erledigt hat. Aufgrund dieser für ein Einfühlungsverhältnis typischen Merkmale, handelt es sich nicht um ein Arbeitsverhältnis. Bei Schnuppertagen tritt keine Sozialversicherungspflicht ein.

Sie wollen dem Schnupperpraktikanten eine Aufwandsentschädigung zukommen lassen? Das ist möglich. Achten Sie darauf, dass Sie eine schriftliche Vereinbarung mit dem Praktikanten treffen, aus der eindeutig hervorgeht, dass die Zahlung nicht als Vergütung für geleistete Arbeit erfolgte.

Auf eine Sofortmeldung bei der Krankenkasse können Sie in einem Einfühlungsverhältnis verzichten. Es muss allerdings sicher sein, dass keine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht wird.

1.2. Worauf müssen Sie als Arbeitgeber im Probearbeitsverhältnis bei Versicherungen achten?

Bei echten Probearbeitsverhältnissen sorgt die zuständige Berufsgenossenschaft für eine Absicherung über die Unfallversicherung. Es besteht kein Zweifel, dass auch Mitarbeiter in Probezeit und Probearbeitsverhältnissen vom Versicherungsschutz erfasst werden.

Der Unfallversicherungsschutz bei Einfühlungsverhältnissen besteht allerdings nur, wenn der Bewerber Leistungsempfänger der Bundesagentur für Arbeit ist und die Schnupperphase auf Veranlassung der Arbeitsverwaltung durchgeführt wird. Ein Schnupperpraktikant, der auf eigene Faust unterwegs ist, wird vom Unfallversicherungsschutz der Berufsgenossenschaft nicht erfasst.

Ist der Schnupperkandidat Verursacher eines Schadens im Betrieb, ist dessen private Haftpflichtversicherung zuständig.

Wenn Sie Zweifel über Versicherungspflichten haben oder in Ihrem Betrieb größere Schäden leicht verursacht werden können, lassen Sie sich vom Schnupperpraktikanten bestätigen, dass er eine solche Haftpflichtversicherung hat oder lassen Sie sich die Kopie der Versicherungspolice vorlegen.

1.3. Worauf müssen Sie als Arbeitgeber im Probearbeitsverhältnis bei der Lohnsteuer achten?

Wenn Sie Ihrem Schnupperpraktikanten eine Vergütung als Aufwandsentschädigung zahlen, dann handelt es sich dabei lohnsteuerrechtlich um Arbeitslohn. Sie müssen die auf den Betrag entfallende Lohnsteuer, gegebenenfalls Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag einbehalten und abführen.

II. Welche Verpflichtungen entstehen aus einem Probearbeitsverhältnis für Arbeitgeber?

Verpflichtungen wie in einem Arbeitsverhältnis gibt es beim Einfühlungsverhältnis nicht. Hier geht es nur darum, dass der Arbeitnehmer eine weitere Gelegenheit erhält, einen bestimmten Arbeitsplatz oder eine bestimmte Arbeit kennen zu lernen. Darüber hinaus kann der Bewerber ein Gespür für die tatsächlichen Voraussetzungen der Zusammenarbeit vor Ort erhalten und sich unter Beweis stellen. Eine konkrete Arbeitsverpflichtung soll er aber gerade (noch) nicht übernehmen.

Der Kandidat unterliegt nur dem Hausrecht des Arbeitgebers, nicht aber seinem Direktionsrecht, da er keine Weisungen erhalten oder annehmen sollte. Gerade in Zeiten hoher Arbeitslosigkeit bieten viele Kandidaten an, Probearbeit zu leisten. Halten sich alle Beteiligten an den rechtlichen Rahmen, dann wird der Abschluss des Einfühlungsverhältnisses als unbezahlte Kennenlernphase von der Rechtsprechung für zulässig erachtet.

Über die zulässige Dauer eines Einfühlungsverhältnisses gibt es keine gesetzliche Regelung und auch keine einschlägige Rechtsprechung. Im Allgemeinen muss man davon ausgehen, dass eine Dauer von höchstens einer Woche angemessen ist. Achten Sie darauf, dass Sie diesen Zeitraum nicht überschreiten. Nach einer Woche ist der Zweck Kennenlernen erfüllt. Aus der Kennenlernphase sollte keine Arbeitsphase werden, da der Kandidat dann einen Anspruch auf angemessene Vergütung hätte.