Streitpunkt Arbeitszeugnis: Form, Inhalt, Sprache

Arbeitnehmer & Auszubildende • 9. Juni 2016

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. In der Praxis werden bestimmte Anforderungen an die optische Gestaltung des Zeugnisses gestellt, wenn es um Form, Aufbau und Sprache geht. Ist das Zeugnis fehlerhaft, sollte eine Zeugnisberichtigung verlangt werden.

I. Das Zeugnis als Visitenkarte im Arbeitsleben

Ein gutes Zeugnis macht die spätere Jobsuche leichter. Denn mit Ihrem Arbeitszeugnis dokumentieren Sie Ihren Werdegang und Ihr Fortkommen im Beruf. Das gilt auch bereits für Praktikumszeugnisse.

Als Bestandteil der schriftlichen Bewerbungsunterlagen, mit der die fachliche und persönliche Fähigkeit und Eignung nachgewiesen wird, dient ein Arbeitszeugnis einem potenziellen Arbeitgeber als wichtige Entscheidungsgrundlage, ob Sie beispielsweise zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Da beim Zeugnis die Tücke im Detail stecken kann, sollten Sie es sorgsam auf mögliche Fallstricke untersuchen. Schauen Sie genau hin, ob Ihr Arbeitgeber Kritik versteckt hat. Prüfen Sie, ob der Aufbau des Zeugnisses oder bestimmte Formulierungen Sie skeptisch machen sollten. Achten Sie auch darauf, ob alles enthalten ist, was in einem guten Zeugnis nicht fehlen darf. Orientieren Sie sich dabei zunächst an den folgenden Ausführungen.

Tipp

Haben Sie Zweifel, ob alles so gut ist, wie es scheint, sollten Sie die Beurteilung einer Personalagentur oder einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt überlassen.

II. Sie haben Anspruch auf ein Zeugnis

Ein Zeugnis steht jedem Arbeitnehmer zu

Alle Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft haben einen Zeugnisanspruch (§ 109 GewO). Das gilt unabhängig davon, ob Sie voll- oder teilzeit-, neben- oder hauptberuflich, befristet, auf Probe, als Praktikant, Aushilfe oder als leitender Angestellter beschäftigt sind. Ein Zeugnisanspruch besteht auch für den Fall, dass der Arbeitsvertrag unwirksam ist oder wirksam angefochten wurde (sogenanntes faktisches Arbeitsverhältnis).

Auszubildende erhalten ihr Zeugnis auf der Grundlage des § 16 BBiG. Daneben kann sich der Anspruch auch aus einem Tarifvertrag ergeben (z.B. § 35 TVöD für den öffentlichen Dienst).

Ein Zeugnis gibt es nur auf Verlangen

Weder im Fall einer Kündigung noch mit dem Abschluss eines Aufhebungsvertrages erhalten Sie ein Arbeitszeugnis automatisch. Sie müssen es von Ihrem Arbeitgeber verlangen. Wollen Sie ein qualifiziertes Zeugnis, müssen Sie dies sogar ausdrücklich fordern. Ausnahme: Auszubildende erhalten ein Ausbildungszeugnis von Gesetzes wegen.

Das Arbeitszeugnis steht Ihnen dabei nicht erst am letzten Arbeitstag zu, sondern unmittelbar nach einer Kündigung – unabhängig davon, wer sie ausspricht, Ihr Arbeitgeber oder Sie selbst. Erhalten Sie das Zeugnis vor dem letzten Arbeitstag, darf es zunächst als vorläufiges Zeugnis überschrieben sein. Mit dem letzten Arbeitstag wird es dann vom Endzeugnis ersetzt.

Tipp

Verlangen Sie Ihr Zeugnis rechtzeitig (z.B. mit Ausspruch der Kündigung) und aus Beweisgründen am besten schriftlich. Rechnen Sie dabei die Bearbeitungszeit mit ein, die zwischen Antrag und Erteilung liegt. Diese beträgt für ein einfaches Zeugnis etwa ein bis zwei Arbeitstage, für ein qualifiziertes zwei bis drei Wochen. Warten Sie nicht zu lange, sonst verlieren Sie Ihre Rechte.

Eine Mindestbeschäftigungsdauer ist nicht Voraussetzung

Ein einfaches Zeugnis können Sie regelmäßig schon nach kurzer Beschäftigungszeit fordern. Im Extremfall auch bei einem Eintagesarbeitseinsatz. Denn Sie sollen Ihren Berufsweg möglichst lückenlos dokumentieren können. Das gilt auch für Praktikantenjobs oder Vertretungstätigkeiten.

Ein qualifiziertes Zeugnis setzt hingegen eine gewisse Beschäftigungsdauer voraus, damit der Arbeitgeber Ihre Leistung und Ihr Verhalten beurteilen kann. Als Mindestbeschäftigungsdauer für eine solche Beurteilung geht man von sechs Wochen aus.

Die Dauer der Beschäftigung hat lediglich Einfluss darauf, welche Art des Zeugnisses Sie verlangen können.

Sollen Sie Ihr Zeugnis selbst schreiben?

Grundsätzlich ist es Sache des Arbeitgebers, ein Zeugnis zu formulieren. Gleichwohl ist es in der Praxis üblich und auch sinnvoll, zusammenzuarbeiten (z.B. hat der Vorgesetzte wenig Zeit oder erachtet dies als lästige Pflicht oder arbeiten Sie in einem kleinen Betrieb ohne Personalabteilung).

Der Weg führt hier meist über einen Zeugnisentwurf, den mitunter der Arbeitgeber vorlegt. Fragen Sie gezielt nach, ob Sie einen eigenen Entwurf anfertigen dürfen. Machen Sie sich diese Mühe, denn so können Sie aufzeigen, wie Sie sich Ihr Zeugnis wünschen. Zeigt Ihr Arbeitgeber kein Interesse an einem Entwurf, sollten Sie zumindest darauf drängen, eine ausführliche Tätigkeitsbeschreibung vorlegen zu dürfen.

Tipp

Dabei sollten Sie jedoch maßhalten und allzu viel Eigenlob vermeiden. Orientieren Sie sich beispielsweise an Formulierungsbeispielen, die Sie im Internet finden (z.B. www.arbeitszeugnis.de). Lassen Sie Ihren Entwurf von einem branchenkundigen Dritten gegenlesen oder ziehen Sie einen Anwalt bzw. eine Zeugnisberatung (z.B. bei einer Personalberatung) hinzu. Beachten Sie, Sie dürfen Formulierungswünsche äußern (z.B. Aufnahme Ihres Geburtsdatums, Ihrer Adresse, Hinweis auf eine Eigenkündigung), haben aber keinen Anspruch auf Verwendung bestimmter Begriffe.

Auf der Grundlage des jeweiligen Entwurfes können bereits im Vorfeld Meinungsverschiedenheiten ausgeräumt werden. Beide Seiten sollten bedenken, dass Kompromissbereitschaft in einzelnen Bewertungsfragen sich zeit- und geldsparend auswirkt, wenn dadurch eine gerichtliche Auseinandersetzung vermieden werden kann.

Tipp

Für den Fall, dass Sie Ihr Arbeitsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag beenden, sollten Sie über den Inhalt des Zeugnisses verhandeln und ihn in den Vertrag aufnehmen. Auch hier kann der Weg über einen Zeugnisentwurf führen, um sich auf eine gemeinsame Formulierung zu einigen.

III. Die Zeugnisart bestimmt der Inhalt

Welche Arten von Zeugnissen gibt es?

Ein einfaches Zeugnis bescheinigt Ihnen nur die Dauer des Arbeitsverhältnisses und enthält eine kurze Tätigkeitsbeschreibung. Regelmäßig wird es für weniger qualifizierte Tätigkeiten oder kurzfristige Arbeitsverhältnisse ausgestellt.

Darüber hinaus wird in einem qualifizierten Zeugnis auch die Leistung und Führung des Arbeitnehmers beurteilt. Bei leitenden Angestellten oder Arbeitnehmern in gehobenen, verantwortungsvollen Positionen ist es die Regel.

Ein Zwischenzeugnis gibt es auf Ihren Wunsch während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses, sofern ein berechtigtes Interesse vorliegt. Das heißt, Sie benötigen hierfür einen triftigen Grund.

Wechsel des Vorgesetzten (z.B. geht Ihr jahrelanger, unmittelbarer Vorgesetzter in Ruhestand) oder in der Geschäftsleitung (z.B. nach einer Betriebsübernahme, bei Eigentümer-/Rechtsformwechsel); eigener Stellenwechsel (z.B. für die Vorbereitung von Bewerbungen), Weiterbildungsmaßnahme (z.B. Vorlage bei der IHK), Veränderungen der Arbeitsbedingungen (z.B. Telearbeit statt Tätigkeit vor Ort) oder längere Unterbrechungen der Tätigkeit (z.B. für die Dauer der Elternzeit);

in Aussicht gestellte Kündigung oder Versetzung in einen anderen Arbeitsbereich;

drohende Insolvenz des Arbeitgebers.

Achten Sie darauf, dass sich aus dem Wortlaut des Zwischenzeugnisses der konkrete Grund für die Zeugniserteilung ergibt.

Frau (...) bat aufgrund des Wechsels eines Vorgesetzten um Ausstellung dieses Zwischenzeugnisses. Wir freuen uns sehr auf die weitere Zusammenarbeit mit Frau (...).

Verlangen Sie ein Zwischenzeugnis, wenn sich die Gelegenheit dazu bietet. Ihre Vorteile: Ein aktuelles Zwischenzeugnis ist hilfreich, wenn Sie sich aus Ihrem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus bei einem anderen Arbeitgeber bewerben möchten. Zudem ist ein positives Zwischenzeugnis inhaltlich richtungweisend für das Endzeugnis, wenn Sie später Ihr Arbeitsverhältnis beenden. Denn der Arbeitgeber ist grundsätzlich an seine Beurteilung im Zwischenzeugnis für das Endzeugnis gebunden (vgl. unten).

Ein vorläufiges Zeugnis steht im Zusammenhang mit der baldigen oder absehbaren Beendigung des Arbeitsverhältnisses (z.B. in einem befristeten Arbeitsverhältnis oder beim Abschluss eines Aufhebungsvertrags). Ein solches Zeugnis ermöglicht es Ihnen, sich anderweitig zu bewerben. Aus dem Wortlaut sollte sich der konkrete Grund der Zeugniserteilung ergeben.

Das vorläufige Zeugnis wird Herrn (...) erteilt, weil das Arbeitsverhältnis zum (Datum) endet. Der Firmensitz wird nach (...) verlegt, wohin Herr (...) uns leider nicht folgen kann.

Haben Sie mit Ihrem Arbeitgeber beispielsweise im Rahmen eines Aufhebungsvertrages einen bestimmten Zeugniswortlaut mündlich vereinbart, ist der Arbeitgeber hieran gebunden – selbst wenn objektiv eine falsche Bewertung vorliegt (LAG Nürnberg, Urteil vom 16.6.2009, 7 Sa 641/08 ).

Ein Endzeugnis schließlich stellt der Arbeitgeber bei oder mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus. Dabei ist der Arbeitgeber nicht an den Wortlaut eines früher erteilten (vorläufigen oder Zwischen-)Zeugnisses gebunden.

Inhaltlich darf er davon jedoch nur aus wichtigen Gründen abweichen (z.B. erhebliche Veränderungen in Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers), sofern die Beurteilungen zeitnah aufeinander erfolgen (BAG, Urteil vom 16.10.2007, 9 AZR 248/07, NJW 2008 S. 1175).

Hingegen ist ein Arbeitgeber nicht an ein Zeugnis gebunden, welches für eine Aus- oder Fortbildung erteilt wird, da es sich hierbei um eine Zäsur im laufenden Arbeitsverhältnis handelt (LAG Hamm, Urteil vom 14.1.2011, 7 Sa 1615/10 ).

Können Sie einen Wechsel der Zeugnisart verlangen?

An sich wird immer nur ein Zeugnis erteilt. So können Sie also neben einem einfachen nicht auch noch ein qualifiziertes Zeugnis beanspruchen.

Rechtlich umstritten ist somit, was gilt, wenn Sie zunächst ein bestimmtes Zeugnis verlangt und erhalten haben, später aber einen Wechsel der Zeugnisart von Ihrem Arbeitgeber fordern (z.B. wollten Sie zunächst nur ein einfaches Zeugnis, später aber ein qualifiziertes haben – oder umgekehrt).

Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers wird gefolgert, dass ein solcher Wechsel zulässig ist. Denn Sie dürfen bei Ihrer beruflichen Fortentwicklung nicht unnötig behindert werden.

IV. Die Zeit drängt – warten Sie nicht zu lange

Damit ein Zeugnis seine Funktion als Visitenkarte erfüllen kann, sollten Sie es sich noch vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen lassen. Denn es kann faktisch notwendig und ausschlaggebend sein für laufende Bewerbungen. Außerdem haben Sie größere Einflussmöglichkeiten, wenn Sie sich zeitnah zu Ihrem Ausscheiden darum kümmern.

Zudem sollten Sie aus rechtlichen Gründen nicht zu lange warten, Ihr Zeugnis einzufordern! Denn Arbeits- und Tarifverträge enthalten häufig Ausschluss- bzw. Verfallsklauseln. Heißt es dort beispielsweise: Ansprüche aus dem Anstellungsverhältnis müssen innerhalb eines Monats nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden, andernfalls sind sie verwirkt., haben Sie diese Vorgaben zu beherzigen. Denn versäumen Sie die Frist, erlischt Ihr Anspruch. Folge: Ihr ehemaliger Arbeitgeber braucht Ihnen kein Zeugnis mehr auszustellen.

Tipp

Überprüfen Sie rechtzeitig, ob Ihr Arbeitsvertrag eine Ausschlussklausel enthält oder ob für Ihr Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag gilt, in dem sich eine entsprechende Regelung findet. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die Personalabteilung oder den Betriebsrat.

Ihr Zeugnis sollten Sie auch dann bereits verlangen, wenn Sie mit Ihrer Kündigung nicht einverstanden sind und eine Kündigungsschutzklage erhoben haben. Diese entbindet Sie nicht davon, Ausschlussfristen zu wahren!

Bleiben Sie am Ball und verlangen Sie das Zeugnis auf alle Fälle zeitnah zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Selbst wenn keine Verfallsfristen geregelt sind, drohen Verwirkung oder Verjährung. Die Gerichte lassen Ihnen in der Regel sechs Monate Zeit, ehe Ihre Untätigkeit den Eindruck erweckt, Sie hätten kein Interesse an einem Zeugnis und Sie damit Ihren Anspruch verlieren.

Dabei kommt es stets auf den Einzelfall an und ist abhängig von einer Vielzahl von Faktoren (z.B. Größe des Unternehmens, Art Ihrer Tätigkeit, Stellung im Betrieb).

Ein einfaches Zeugnis über Dauer und Art Ihrer Beschäftigung können Sie verlangen, solange Angaben darüber anhand von Dokumenten nachvollziehbar sind (z.B. Gehaltslisten, sonstige steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen).

Ein qualifiziertes Zeugnis kann Ihnen so lange erteilt werden, wie aufgrund des zeitlichen Abstandes zu Ihrer Tätigkeit eine Beurteilung möglich ist (z.B. nicht mehr, wenn der Vorgesetzte wechselt).

Spätestens nach drei Jahren ist aber Schluss, dann verjährt der Zeugnisanspruch.

Tipp

Reagiert Ihr Arbeitgeber überhaupt nicht auf Ihr Anliegen, setzen Sie ihm schriftlich eine Frist von zwei Wochen. Passiert danach immer noch nichts, bleibt Ihnen der Klageweg.

V. Das Zeugnis ist eine Holschuld

Das Zeugnis wird nur ausnahmsweise verschickt

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Ihnen mit absehbarem Ende des Arbeitsverhältnisses ein vorläufiges Zeugnis auszustellen (z.B. bei einer ordentlichen Kündigung mit Zugang der Kündigung, bei befristeten Arbeitsverträgen eine angemessene Zeit vor deren Ablauf). Ein Endzeugnis erhalten Sie am Tag Ihres Ausscheidens, bei einer außerordentlichen Kündigung sofort.

Dabei müssen Sie grundsätzlich Ihr Zeugnis während der üblichen Geschäftszeiten bei Ihrem (ehemaligen) Arbeitgeber abholen, etwa auf dem Personalbüro.

Ausnahmsweise wird Ihnen das Zeugnis auch auf Kosten des Arbeitgebers zugeschickt. Dies ist der Fall, wenn

zuvor ein Hausverbot ausgesprochen wurde (z.B. im Zusammenhang mit einer außerordentlichen Kündigung),
das Zeugnis – wie in der Praxis häufig üblich – nicht rechtzeitig fertig wird (LAG Köln, Urteil vom 26.4.2010, 2 Ta 24/10 ),
es Ihnen unzumutbar ist, das Zeugnis abzuholen (z.B. weitere Entfernung zum alten Arbeitsplatz nach einem berufsbedingten Umzug),
das Originalzeugnis auf dem Weg zu Ihnen verloren geht oder beschädigt wird. Dann erhalten Sie eine weitere Ausfertigung des Zeugnisses übersendet – allerdings auf Ihre Kosten (vgl. unten).

Beachten Sie: Selbst wenn Sie Ihrem Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch bestimmte Sachen zurückgeben müssen (z.B. Firmenunterlagen, Arbeitskleidung, Werkzeug, Dienstwagen), darf er die Ausstellung eines Endzeugnisses nicht hinauszögern. Gleiches gilt, wenn über einen Arbeitsrechtsstreit (z.B. Kündigungsschutzklage) noch nicht abschließend entschieden ist.

Gibt es Ersatz für verloren gegangene oder beschädigte Zeugnisse?

Ja. Sie erhalten eine weitere Ausfertigung des Zeugnisses zugeschickt, wenn es auf dem Weg zu Ihnen verloren geht oder beschädigt wird. Unerheblich ist dabei, wer den Verlust oder die Beschädigung verschuldet hat. Der Ersatzanspruch besteht zudem unabhängig davon, wodurch das Zeugnis verloren ging, beschädigt wurde, aus anderen Gründen nicht mehr verwendbar ist (z.B. Kaffeeflecken) oder wenn ein vom Arbeitgeber (angeblich) abgesendetes Arbeitszeugnis Ihnen nicht zugeht (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 15.3.2011, 10 Ta 45/11 ).

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verpflichtet ihn in diesen Fällen, Ihnen ein neues Zeugnis auszustellen. Eine Kopie der Erstausfertigung reicht aus, wenn sie eine (neue) Originalunterschrift trägt. Ausnahme: Eine Ersatzausstellung können Sie nicht verlangen, wenn diese dem Arbeitgeber nicht mehr möglich oder unzumutbar ist (z.B. liegen Ihre Personalunterlagen nicht mehr vor). Das Ersatzzeugnis müssen Sie abholen oder Sie tragen die Kosten für die Zustellung.

VI. So überprüfen Sie Ihr Arbeitszeugnis

6.1. Hat Ihr Zeugnis die richtige Form?

Wie das Zeugnis aussehen muss

Liegt Ihnen ein Arbeitszeugnis vor, können Sie anhand der nachfolgenden Übersicht prüfen, ob Ihr Arbeitgeber die Anforderungen eingehalten hat, die in der Praxis an die optische Gestaltung eines Zeugnisses gestellt werden. So muss ein Zeugnis frei vom Eindruck der Geringschätzung sein (z.B. darf kein verschmutztes Papier verwendet werden). Denn fehlt einem Zeugnis die richtige Form, entsteht leicht der Eindruck, der Arbeitgeber distanziere sich damit vom Inhalt und dem Wortlaut.

Das Arbeitszeugnis wird üblicherweise maschinenschriftlich ausgestellt. Ein handschriftliches Zeugnis ist rechtlich zulässig, aber in der Praxis selten. Hingegen sind Zeugnisse in elektronischer Form unzulässig (§ 109 Abs. 3 GewO). Ihr Arbeitgeber darf Ihnen also keine Beurteilung im E-Mail-Format schicken.
Sofern im Betrieb vorhanden und üblicherweise im Kundenverkehr verwendet, muss auch das Zeugnis auf Geschäfts-/Firmenpapier geschrieben werden (z.B. Firmenbogen mit Briefkopf). Zulässig ist es auch, ein Zeugnis auf weißem Papier auszustellen, dann aber mit voller Firmenbezeichnung, Rechtsform und derzeitiger Firmenanschrift. Ein Zeugnis umfasst maximal zwei DIN-A4-Seiten.
Zu den Anforderungen an die äußere Form gehört auch, dass gängige Schriftarten und übliche Schriftgrößen verwendet werden (z.B. Schriftgröße 10; Hessisches LAG, Beschluss vom 12.8.2001, 16 Ta 255/02 ).
In der Regel wird das Arbeitszeugnis als Fließtext geschrieben. In der Praxis ist es aber durchaus üblich und rechtlich zulässig, eine Bewertung in Blöcken nach Bewertungsmerkmalen zu erteilen, vergleichbar einem tabellarischen Lebenslauf. Die Art des ausgestellten Zeugnisses ist als Überschrift in das Zeugnis aufzunehmen (z.B. Vorläufiges Zeugnis, Zwischenzeugnis).
Ein Zeugnis ist in Deutsch abzufassen. Das gilt auch für die Beurteilung ausländischer Arbeitnehmer. Ein Endzeugnis wird regelmäßig in der Vergangenheitsform geschrieben; ein Zwischenzeugnis in der Gegenwartsform. Gleiches gilt für Eigenschaften, die fortdauern (z.B.: Er verfügt über eine ausgezeichnete Fachkompetenz). Es ist nicht in persönlicher Anredeform, sondern in der dritten Person zu formulieren.
Gravierende Rechtschreib- oder Grammatikfehler brauchen Sie nicht hinzunehmen; kleinere Fehler müssen Sie jedoch dulden, solange sie nicht den Gesamteindruck des Zeugnisses entwerten. Ausnahme: Ein strenger Maßstab wird bei Arbeitnehmern angelegt, bei denen die Verwendung der Schriftsprache wesentlicher Tätigkeitsinhalt war (LAG Düsseldorf, Urteil vom 3.11.2010, 12 Sa 974/10 ).
Zudem sind Änderungen, Radierungen, Durchstreichungen oder Korrekturen durch Einfügen von Buchstaben oder Worten unzulässig. Ebenso sind Zeugnisse ohne Ausrufe-, Fragezeichen oder Gänsefüßchen abzufassen.
Aus dem Zeugnis müssen sich Ort und Datum der Ausstellung ergeben. Dabei ist grundsätzlich das Datum der tatsächlichen Erteilung zu nennen. Das ist regelmäßig der letzte Arbeitstag. Eine Vordatierung verstößt gegen den Grundsatz der Wahrheitspflicht im Zeugnis und ist unzulässig. Eine Rückdatierung ist nur eingeschränkt zulässig.

Zeugnisberichtigung/-erteilung aufgrund einer arbeitsgerichtlichen Entscheidung (z.B. aufgrund eines Urteils oder Vergleichs), freiwillige Korrektur durch den Arbeitgeber oder für den Fall, dass er das beantragte Zeugnis nicht rechtzeitig erstellt.
Das Zeugnis muss Vor- und Nachnamen des Arbeitnehmers nennen. Dabei ist auf die richtige Schreibweise zu achten.

Ein akademischer Grad oder öffentlich-rechtlicher Titel sind korrekt wiederzugeben (z.B. Dipl.-Ing. ohne FH-Zusatz, wenn die Fachhochschule den Titel ohne Zusatz verleiht); betriebliche Titel (z.B. Direktor) regelmäßig nicht, weil sie mit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers ihre Berechtigung verlieren.
Sonstige persönliche Daten (z.B. Beruf, Alter, Geburtsdatum/-ort, Anschrift) gehören grundsätzlich nicht in das Zeugnis. Ausnahme: Der Arbeitnehmer wünscht dies ausdrücklich.
Der Aussteller muss handschriftlich und eigenhändig unterschreiben. Eine Kopie oder ein Faksimile der Unterschrift genügen nicht, ebenso wenig ein Firmenstempel.
Die Unterschrift muss ernsthaft wirken und darf nicht an ein Kindergekrakel erinnern. Eine Unterschrift ist unzulässig, wenn der Arbeitgeber damit den Eindruck erweckt, sich vom Inhalt des Textes zu distanzieren (z.B. Unterschrift in 10 cm hohen Wellenlinien; LAG Nürnberg, Beschluss vom 29.7.2005, 4 Ta 153/07, DB 2005 S. 2476).
Der Arbeitgeber oder ein von ihm Beauftragter muss das Zeugnis unterschreiben. Nicht verlangt werden kann, dass der oberste Chef persönlich unterschreibt (z.B. Firmeninhaber). Der Unterzeichnende muss aber erkennbar ranghöher sein als der Beurteilte – und zwar erkennbar für den Leser des Zeugnisses (z.B. Personal-/Betriebsleiter, Meister).

Zudem muss nach außen hin erkennbar sein, dass er als Vertreter der Geschäftsleitung agiert. Unzulässig ist die Unterschrift der Sekretärin i.V.. Gleiches gilt für die Vertretung nur in der Unterschrift. Zeugnisse dürfen auch nicht von freiberuflichen Rechtsanwälten, Steuer- oder Unternehmensberatern ausgestellt und unterschrieben werden.

Im öffentlichen Dienst muss der Behördenleiter oder sein Stellvertreter unterzeichnen (BAG, Urteil vom 4.10.2005, 9 AZR 507/04 ). Zusätzlich zur Unterschrift muss das Zeugnis ein Dienstsiegel aufweisen. Vertretungsverhältnis und Funktion des Vertreters sollten maschinenschriftlich angefügt sein (BAG, Urteil vom 26.6.2001, 9 AZR 392/00 ).

Was tun, wenn die Form nicht stimmt?

Sind Sie im Einzelnen nicht einverstanden, sollten Sie das Zeugnis gleich zurückweisen und von Ihrem Arbeitgeber eine neue Ausfertigung verlangen (z.B. ohne Rechtschreibfehler, auf einem Firmenbriefbogen). Eine hochwertige Fotokopie des Zeugnisses ist ausreichend, wenn sie eine Originalunterschrift trägt (z.B. bei einer Ersatzausstellung.

Dabei ist es zulässig, ein Zeugnis (1- oder 2-mal) gefaltet zu verschicken, sofern es dadurch kopierfähig bleibt. Das heißt, es dürfen keine Schwärzungen beim Kopieren entstehen.

6.2. Ist Ihr Zeugnis richtig aufgebaut?

Überprüfen Sie anhand der nachfolgenden Übersicht, ob Ihr Zeugnis richtig gegliedert ist und zu den genannten Punkten Ausführungen enthält. Damit können Sie auch einen Zeugnisentwurf durchgehen, eigene Vorschläge einbringen oder Ergänzungen sowie Änderungen anregen. Denn eine saubere Trennung zwischen den einzelnen Positionen (z.B. Beschreibung der Aufgaben und deren Beurteilung) zeugt für Zeugnisqualität. Einen Anspruch, dass ein qualifiziertes Zeugnis alles enthält, was Sie in der Auflistung finden, haben Sie allerdings nicht.

Die Aussagen des einfachen und qualifizierten Zeugnisses

Dauer Ihrer Beschäftigung

Der Zeitraum und die Dauer Ihrer Beschäftigung im Unternehmen muss mit konkretem Eintritts- und Austrittsdatum angegeben werden. Vage Zeitangaben reichen nicht aus (z.B. für die Dauer von anderthalb Jahren, während des Wintersemesters, für die Sommersaison).

Abzustellen ist dabei auf den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses. Ob Sie tatsächlich gearbeitet haben, ist hierfür unerheblich (z.B. Unterbrechungen durch Krankheit). Längere Zeiten der Nichtbeschäftigung dürfen aber ins Zeugnis aufgenommen werden (z.B. Elternzeit).

Art Ihrer Beschäftigung

Das Zeugnis muss eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung enthalten. Als Vorlage können dazu genutzt werden: die Stellenausschreibung, die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag, die Beschreibung aufgrund des Nachweisgesetzes oder die Beschreibung der tariflichen Eingruppierung. Nicht ausreichend ist die bloße Angabe einer Berufsbezeichnung.

Es muss heißen: Frau (...) war als Bilanzbuchhalterin beschäftigt. Nicht genügen würde hingegen die Bezeichnung kaufmännische Angestellte.

Die Beschreibung muss ein Spiegelbild aller ausgeführten Tätigkeiten sein. Sie hat vollständig und konkret zu sein, damit künftige Arbeitgeber sich ein genaues Bild von Ihren Aufgaben und der Stellung im Betrieb machen können.

Das Herzstück des qualifizierten Zeugnisses

Die Leistungsbeurteilung

Dabei hat sich der Arbeitgeber an der ausführlichen Tätigkeitsbeschreibung zu orientieren und dabei zu bewerten, wie Sie diese Aufgaben im Einzelnen erledigt haben. Dabei gilt es folgende Kriterien zu beurteilen:

Fachliche Fähigkeiten (z.B. Sprach-, EDV-, Warenkenntnisse);
Geistige Fähigkeiten (z.B. analytisches Denkvermögen, aufgabenbezogene Flexibilität, Kreativität, Innovationsfähigkeit, Fähigkeit zur Übersicht, Entscheidungsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Lernfähigkeit, Auffassungsgabe, Koordinations- und Organisationsfähigkeit);
Arbeitsergebnisse (z.B. Arbeitsweise, Arbeitsquantität, Arbeitsqualität, Arbeitserfolg wie etwa Umsatzverbesserung, Anwerbung neuer Kunden).

Die Einzelbewertungen des zu beurteilenden Arbeitnehmers werden üblicherweise in einem Zeugnis mit der Schlussnote zusammengefasst. Diese Bewertung steht in der Regel am Ende der Leistungsbeurteilung.

Dabei hat es sich in der Praxis eingebürgert, die Gesamtbewertung nicht in klassischen Schulnoten vorzunehmen (z.B. sehr gut, befriedigend), sondern sie kommt in einer gestuften Zufriedenheitsskala zum Ausdruck (BAG, Urteil vom 21.6.2005, 9 AZR 352/04, NZA 2006 S. 104).

Dabei müssen Sie auf die Steigerungsform (z.B. vollsten bzw. vollen Zufriedenheit) und das Zeitmoment (z.B. stets, immer) oder auf die Kombination von beiden (z.B. jederzeit und in jeder Hinsicht) achten, um den Unterschied in der vom Wortlaut her positiv klingenden Bewertung zu erkennen.

Um eine vorliegende Gesamtbewertung zu beurteilen, orientieren Sie sich am besten an der nachfolgenden Tabelle:

Wie lautet die Formulierung im Zeugnis?	Welche Bewertung steht dahinter?	Das entspricht der Schulnote
stets zu unserer vollsten Zufriedenheit	sehr gute Leistungen	sehr gut
stets zu unserer vollen Zufriedenheit	gute Leistungen	gut
zu unserer vollen Zufriedenheit	befriedigende/durchschnittliche Leistungen	befriedigend
zu unserer Zufriedenheit	ausreichende Leistungen	ausreichend
im Großen und Ganzen zufriedenstellend	mangelhafte/sehr schlechte Leistungen	mangelhaft
bemühte sich, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen	absolut/vollkommen unzureichende Leistungen	ungenügend

Beachten Sie: In der Praxis gibt es verschiedene Formulierungen, die für dieselbe Note stehen. Möglich ist es auch, Zwischennoten zu vergeben. Diese entstehen, indem Standardformulierungen variiert und abgeschwächt werden (z.B. beinhaltet die Formulierung immer sehr zufrieden eine leichte Abwertung der Höchstleistung und entspricht der Note 1,5).

Die Verhaltensbeurteilung

Hier wird nur dienstliches oder innerbetriebliches Verhalten bewertet. Bei Führungskräften gehört selbstverständlich auch die Führungsleistung dazu.

Persönliche Fähigkeiten (z.B. Leistungsmotivation, Belastbarkeit, Selbstvertrauen, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit).

Beurteilung des Sozialverhaltens (z.B. Kommunikationsfähigkeit, Kontaktfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Überzeugen, Durchsetzen, Kooperationsfähigkeit, Verhalten gegenüber Vorgesetzten/Mitarbeitern/Kollegen/Kunden (z.B. Information, Feedback, Motivation), Pünktlichkeit, Ehrlichkeit).

Beurteilung der Sozialkompetenz (z.B. dürfen bei einer Sekretärin Hinweise auf Diskretion nicht fehlen).

Um eine Gesamtbewertung des Verhaltens zu beurteilen, orientieren Sie sich am besten an der nachfolgenden Tabelle:

Wie lautet die Formulierung im Zeugnis?	Das entspricht der Schulnote
Ihr/Sein Verhalten war stets vorbildlich	sehr gut
Ihr/Sein Verhalten war vorbildlich	gut
Ihr/Sein Verhalten war stets einwandrei	befriedigend
Ihr/Sein Verhalten war einwandfrei	ausreichend
Ihr/Sein Verhalten gab keinen Anlass zur Beanstandung	mangelhaft

Die Beendigungsformel

Über den Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat das Zeugnis zu schweigen. Gleiches gilt auch für die Beendigungsmodalitäten (z.B. (außer-)ordentliche Kündigung, Aufhebungsvertrag).

Aber: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin ist aufzunehmen, dass Sie eine Eigenkündigung ausgesprochen haben. Auch betriebsbedingte Kündigungen werden regelmäßig als solche bezeichnet, um das berufliche Weiterkommen des Arbeitnehmers nicht zu gefährden.

Darüber hinaus haben sich in der Praxis zulässige Formulierungen eingebürgert, die auf den Hintergrund der Beendigung schließen lassen:

Arbeitnehmerkündigung: Herr (...) verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch.;
Arbeitgeberkündigung: Arbeitsverhältnis endet am (Datum).;
Aufhebungsvertrag oder gerichtlicher Vergleich über die Auflösung nach einer Kündigungsschutzklage: Arbeitsverhältnis endet im besten Einvernehmen.;
Aufhebungsvertrag auf Initiative des Arbeitgebers: Wir haben uns am (Datum) einvernehmlich getrennt.

Die Schluss- und Dankesformel

Wird eine Schlussformel verwendet, darf sie inhaltlich nicht mit dem vorangehenden Zeugnisinhalt in Widerspruch stehen oder ihn relativieren. Das Fehlen einer Schlussfloskel entwertet das Zeugnis insgesamt nicht, auch wenn in der Praxis Personalchefs das mitunter als negativ bewerten.

Doch Dank und gute Wünsche sind kein rechtlich notwendiger Bestandteil des Zeugnisses. Folge: Als Arbeitnehmer können Sie somit weder das Bedauern über Ihr Ausscheiden noch die Wunsch- bzw. Dankesformel einklagen (BAG, Urteil vom 20.2.2001, 9 AZR 44/00, NZA 2001 S. 843).

Sind Sie mit der vom Arbeitgeber in das Zeugnis aufgenommenen Schlussfloskel nicht einverstanden, können Sie zudem keine Korrektur der Formulierung, sondern nur deren Streichung verlangen (BAG, Urteil vom 11.12.2012, 9 AZR 227/11 ).

Der Leiter eines Baumarktes erhielt ein Arbeitszeugnis mit einer überdurchschnittlichen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Das Zeugnis endete mit dem Hinweis: Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute. Hier gilt: Entweder so – oder gar nicht. Eine Abänderung in Wir bedanken uns für die langjährige Zusammenarbeit und wünschen ihm für seine private und berufliche Zukunft alles Gute. kann nicht verlangt werden.

Die Unterschrift

Die Unterschrift ist zwar der letzte, aber durchaus ein wichtiger Punkt. Denn unterschreibt eine in der Hierarchie unwichtige Person das Zeugnis, wird es dadurch entwertet.

6.3. Was nicht im Zeugnis stehen darf

Aussagen über außerdienstliches Verhalten haben im Zeugnis nichts zu suchen – gleich ob es positiv oder negativ ist. Ausnahme: Es ist für die Beurteilung wesentlich, da es das dienstliche Verhalten oder die Leistung beeinflusst hat (z.B. Alkoholprobleme, Drogenkonsum).

Ein Zeugnis enthält grundsätzlich weder Angaben zum Gesundheitszustand noch zu krankheitsbedingten Fehlzeiten. Ob ausnahmsweise der Grund für Ausfallzeiten angegeben wird, wenn die Krankheit das Arbeitsverhältnis geprägt hat, ist umstritten (z.B. bei einem krankheitsbedingten Ausfall von 50 % der Arbeitszeit).

Ebenso wenig gehören Angaben über die Schwerbehinderung des Arbeitgebers ins Zeugnis. Ausnahme: Die Behinderung ist erkennbar oder der Behinderte wünscht es – verbunden mit dem Hinweis, er sei trotz Behinderung seinen Aufgaben in vollem Umfang nachgekommen.

Hat der Arbeitnehmer Elternzeit in Anspruch genommen, hat dies ebenfalls im Arbeitszeugnis nichts zu suchen. Ausnahme: Wenn der zu beurteilende Arbeitnehmer in den vergangenen Jahren zu 80 % nicht gearbeitet hat, ist dem Arbeitgeber nur eine eingeschränkte Beurteilung möglich. Darauf darf er durch die Angabe der Unterbrechung hinweisen (BAG, Urteil vom 10.5.2005, 9 AZR 261/04, NZA 2005 S. 1237).

Über Straftaten und Strafverfahren während des Arbeitsverhältnisses hat das Zeugnis wiederum grundsätzlich zu schweigen. Ausnahme: Dies steht mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung (z.B. sittliche Verfehlungen eines Heimleiters, Trunkenheitsfahrt eines Berufskraftfahrers, Unterschlagung durch einen Kassierer). Allerdings müssen diese Taten nachgewiesen sein, beispielsweise durch ein Geständnis oder eine Gerichtsentscheidung. Bloße Verdächtigungen oder auch der Hinweis auf ein laufendes Ermittlungsverfahren sind im Zeugnis tabu.

Nicht ins Zeugnis gehören ferner Informationen über eine Betriebs-/Personalratstätigkeit oder die Gewerkschaftsmitgliedschaft eines Arbeitnehmers. Ausnahme: Der Arbeitnehmer wünscht dies ausdrücklich.

VII. Was es mit der Zeugnissprache auf sich hat

7.1. Der Arbeitgeber steckt in einem Dilemma

Die Rechtsprechung verpflichtet Arbeitgeber, Zeugnisse wohlwollend zu formulieren. Das aber schränkt mitunter deren Beurteilungsspielraum ein. Denn grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber, die Leistung und das Verhalten seiner Mitarbeiter zu beurteilen. Sein Werturteil lässt subjektive Einschätzungen zu, darf aber weder zu Willkür noch zu Übertreibungen führen.

Insgesamt ist er deshalb zu größtmöglicher Objektivität verpflichtet und hat bei der Bewertung bestimmte Regeln zu beachten, die sich auch sprachlich niederschlagen, in einer eigenen Zeugnissprache. In der Praxis haben sich anerkannte Techniken der Zeugnisformulierung entwickelt, die jedoch nichts mit Geheimcodes oder einer Geheimsprache zu tun haben. Sie basieren auf folgenden Grundsätzen:

Wahrheit vor Wohlwollen: Einerseits soll das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers durch den Zeugnisinhalt nicht behindert werden. Andererseits muss auch das Interesse eines neuen Arbeitgebers gewahrt werden, der eine verlässliche Beurteilung und Grundlage seiner Einstellungsentscheidung erwartet. In diesem Widerstreit erhält die Wahrheitspflicht den Vorrang. Deshalb muss die Beurteilung wahrheitsgemäß sein. Die dafür maßgeblichen Tatsachen muss der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen und beweisen können (z.B. Vorlage des Arbeitsvertrages oder der Personalakte).
Negative Gesichtspunkte gehören ins Zeugnis, wenn sie berechtigt und für die Gesamtbeurteilung kennzeichnend sind. Einmalige Verfehlungen, die für das Gesamtverhalten des zu beurteilenden Arbeitnehmers untypisch sind, sind nicht ins Zeugnis aufzunehmen. Wohlwollen ist auch bei der Wiedergabe negativer Eindrücke angesagt. Schlechte Leistungen sollten aber auch nicht verschwiegen werden (z.B. Nichtbestehen einer Prüfung). Denn unzutreffend beurteilte, weggelobte Mitarbeiter können Schadensersatzansprüche des neuen Arbeitgebers nach sich ziehen.
Vollständigkeit sollte selbstverständlich sein. Alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen müssen enthalten sein, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers und für Dritte (z.B. potenzielle Arbeitgeber) von Interesse sind.

Dabei bestimmt sich dieser notwendige Zeugnisinhalt nach dem Zeugnisbrauch, der je nach Branche und Berufsgruppe unterschiedlich ist. Hier gilt: Was erwartet werden darf, muss auch erwähnt werden (BAG, Urteil vom 12.8.2008, 9 AZR 632/07, NZA 2008 S. 1349).
- Ein Vertriebsmitarbeiter darf Aussagen über seine Kommunikationsfähigkeit oder sein verkäuferisches Geschick erwarten.
- Bei der Beurteilung eines leitenden Angestellten sind Aussagen zu seiner Führungsqualität zu treffen. Zudem ist auf erfolgreich abgeschlossene Projekte hinzuweisen und diese sind konkret zu benennen. Ausnahme: Ist ein leitender Angestellter nur kurz beschäftigt und fehlt deshalb eine geeignete Beurteilungsgrundlage, darf darauf im Zeugnis hingewiesen werden.
Das Zeugnis muss schlüssig, das heißt in sich stimmig sein. Einzelbeurteilungen und Gesamtnote müssen korrespondieren. Enthält es widersprüchliche, verschlüsselte oder doppelbödige Formulierungen, die geeignet sind, gute Beurteilungen ins Gegenteil zu verkehren, kann der Arbeitgeber verpflichtet werden, diese ersatzlos zu streichen.

Der Arbeitgeber bescheinigte einer Krankenschwester in einem guten Zeugnis, sie habe stets zur vollen Zufriedenheit gearbeitet. Er ergänzte die Bewertung mit dem Satz, sie sei sehr tüchtig und in der Lage, ihre Meinung zu vertreten. Diese positiv klingende Aussage wird in der Praxis negativ ausgelegt und bedeutet, die Arbeitnehmerin ist von sich selbst eingenommen und akzeptiert keine sachliche Kritik. Sie ist zu streichen.

Verletzt der Arbeitgeber diese Regeln, tritt im Rahmen eines Zeugnisstreits das Arbeitsgericht an die Stelle des Arbeitgebers und kann konkrete (Ersatz-)Formulierungen vorschlagen. Dabei muss es auch das berechtigte Informationsinteresse des neuen Arbeitgebers berücksichtigen.

Im vorigen Beispiel könnte eine solche Ersatzformulierung etwa lauten: Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war zufriedenstellend. Damit würde gegenüber einem potenziellen Arbeitgeber das schwierige Verhalten der beurteilten Arbeitnehmerin zutreffend angedeutet.

7.2. Das Zeugnisdeutsch folgt bestimmten Regeln

Übliche Formulierungstechniken statt Geheimsprache

Zwar gibt es keine einheitliche Zeugnissprache. Aber es lassen sich aus den verschiedenen Formulierungstechniken, die häufig auch kombiniert eingesetzt werden, gewisse Grundregeln ableiten, die bei der Interpretation eines Arbeitszeugnisses heranzuziehen sind.

Problematisch ist dies, wenn der Arbeitgeber ein wirklich gutes Zeugnis ausstellen möchte, jedoch Formulierungen wählt, die von anderen Arbeitgebern negativ verstanden werden. Aber auch, wenn Sie Ihr Zeugnis selbst schreiben, sollten Sie die Bewertung richtig einschätzen können.

Tipp

Die Kenntnis der Formulierungstechniken hilft dabei, verklausulierte Wertungen und Aussagen im Zeugnistext zutreffend zu formulieren bzw. zu verstehen. Machen Sie sich deshalb mit den Standardformulierungen vertraut. Informieren Sie sich darüber beispielsweise anhand von Zeugnis-Ratgebern oder über das Internet (www.zeugnisdeutsch.de).

Das ist allgemein üblich

Grundsätzlich ist ein Zeugnis positiv zu formulieren. Beachten Sie dabei, dass die Zeugnispraxis einer positiven, gestuften Ausdrucksweise folgt und auch negative Wertungen positiv ausgedrückt werden. Bessere Leistungen werden durch Steigerungen kenntlich gemacht. Dabei ist nicht das Lob an sich entscheidend, sondern die Art und Weise und das Maß, mit dem der beurteilte Arbeitnehmer gelobt wird.

Bei der Gesamtbeurteilung der Leistung eines Arbeitnehmers im qualifizierten Zeugnis ist die sogenannte gestufte Zufriedenheitsskala ein allgemein anerkannter Standard, der anzuwenden ist.

Bei der Verhaltens- bzw. Führungsbeurteilung hingegen sind die Formulierungen für die einzelnen Leistungskriterien uneinheitlich und lassen sich nicht zusammenfassend darstellen (z.B. Motivation, Arbeitserfolg, Sozialkompetenz).

Negative Verschlüsselungen sind mitunter im Zeugnistext schwer zu entdecken, die Kritik steckt im Detail. Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihr Zeugnis prüfen. Schlechte Beurteilungen oder Abwertungen des beurteilten Arbeitnehmers ergeben sich regelmäßig daraus, dass im Zeugnis

Unwichtiges oder Selbstverständlichkeiten in den Vordergrund gerückt werden (z.B. Pünktlichkeit oder die Ordnung am Arbeitsplatz);
eine Erklärung zu einem Punkt unterbleibt, zu dem üblicherweise eine Angabe erwartet wird, etwa bei einer Kassiererin die Erwähnung ihrer Ehrlichkeit (sogenanntes beredtes Schweigen; BAG, Urteil vom 12.8.2008, 9 AZR 632/07, NZA 2008 S. 1349);
wesentliche Aussagen fehlen (z.B. zum Sozialverhalten);
die standardisierte Reihenfolge des Aufbaus eines Zeugnisses missachtet wird.
- So kann die Bewertung des Sozialverhaltens vor der Leistungsbeurteilung bedeuten, dass dem Arbeitnehmer die sozialen Kontakte wichtiger waren als seine inhaltlichen Aufgaben.
- Auch innerhalb einzelner Abschnitte gibt es eine verbindliche Reihenfolge. Das Sozialverhalten ist gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden zu bewerten – und zwar in genau dieser Reihenfolge.
die Beurteilung auffallend knapp ausfällt (z.B. wird ein leitender Angestellter mit kurzen, wenig aussagekräftigen Formeln auf weniger als einer DIN-A4-Seite beurteilt);
positive Aussagen durch geschickte Formulierungen eingeschränkt werden. So bescheinigt der Arbeitgeber beispielsweise mit der Formulierung Herr (...) erledigt die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit dem Arbeitnehmer fehlende Eigeninitiative;
mehrdeutige Formeln benutzt werden, die auszulegen sind und auch negative Schlüsse zulassen (z.B. (...) bemühte sich stets, (...) im Rahmen seiner Fähigkeiten);
widersprüchliche Aussagen getroffen werden, um Misstrauen gegen die getroffene Bewertung zu wecken;
die Passivform des Verbs gebraucht wird, um mangelnde Leistung oder Erfolg anzudeuten (z.B. wurde beschäftigt statt der aktiven Formulierung arbeitete oder führte aus).

Das ist unzulässig

Verschlüsselte Botschaften sind unzulässig. Darunter versteht man Aussagen und Bewertungen der Leistung, des Verhaltens oder der Führung des Arbeitnehmers, die an sich nicht in einem Zeugnis stehen dürfen, und die quasi durch die Blume an einen neuen Arbeitgeber weitergegeben werden.

(...) trat sowohl innerhalb wie auch außerhalb unseres Unternehmens engagiert für die Interessen der Kollegen auf deutet die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder eine Betriebsratstätigkeit an.

(...) seine gesellige Art war sehr geschätzt übermittelt einen Hinweis auf Alkoholprobleme des Arbeitnehmers während der Arbeitszeit.

Aber: Nicht immer ist von einer verschlüsselten negativen Botschaft auszugehen. Sofern keine objektiven Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass eine Formulierung genau das Gegenteil meint, ist das Arbeitszeugnis nicht zu beanstanden (BAG, Urteil vom 15.11.2011, 9 AZR 386/10, NJW 2012 S. 1754).

Ein Arbeitszeugnis enthielt den Hinweis, den Arbeitnehmer als sehr interessierten und hochmotivierten Mitarbeiter kennengelernt zu haben. Dieser monierte, die Formulierung kennengelernt haben werde in der Berufswelt negativ verstanden. Dabei handele es sich um eine verschlüsselte Botschaft, die auf die fehlende Motivation des Beschäftigten hinweisen solle. Doch für die Deutung, der Beschäftigte werde hiermit in ein schlechtes Licht gerückt, gibt es aus Sicht des objektiven Empfängerhorizonts keine Anzeichen.

Unzulässig sind auch – formal zu entdeckende – Geheimzeichen wie Fettdruck oder Unterstreichungen. Werden versteckte Zeichen oder Formulierungen verwendet, können Sie regelmäßig die Berichtigung des Zeugnisses verlangen.

VIII. Aufgepasst bei einer Zeugnisberichtigung

Wenn das Zeugnis formell oder inhaltlich fehlerhaft ist

Stellen Sie fest, dass Ihr Zeugnis förmliche Fehler aufweist (z.B. Rechtschreibfehler oder wurde es nicht von einem Vorgesetzten unterzeichnet), sollten Sie umgehend eine Berichtigung verlangen. Hier wird sich Ihr Ex-Chef in der Regel nicht schwertun, einen Ersatz auszustellen.

Problematischer sind die Fälle, in denen Tatsachen falsch wiedergegeben werden oder Sie sich unzutreffend beurteilt fühlen (z.B. sind Sie mit Ihrer Beurteilung nicht einverstanden, weil Sie statt eines guten Arbeitszeugnisses ein sehr gutes haben möchten). Suchen Sie zunächst das Gespräch mit Ihrem Chef, dem aber grundsätzlich ein Beurteilungsspielraum zusteht. Je stichhaltiger Ihre Argumentation, desto größer seine Bereitschaft, Ihnen entgegenzukommen.

Beachten Sie: Für eine überdurchschnittliche Note – besser als die Note gut – tragen Sie als Arbeitnehmer die Beweislast. Das heißt, Sie müssen konkret belegen können, warum Ihnen Ihr Arbeitgeber eine (noch) bessere Beurteilung ausstellen soll (LAG Nürnberg, Urteil vom 4.11.2008, 8 Sa 298/08 ). Das ist in der Regel schwierig. Lassen Sie sich deshalb hierbei von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten.

Tipp

Warten Sie nicht zu lange! Denn auch Ihr Zeugnisberichtigungsanspruch unterliegt der Verwirkung und Ihr Zeugnis bleibt dann unverändert.

Im Fall der Zeugnisberichtigung erhalten Sie ein neues Zeugnis, das heißt, das ursprüngliche Zeugnis wird nicht korrigiert, sondern ein neues Zeugnis ausgestellt. Das Original der jeweiligen Erstversion des erteilten Zeugnisses müssen Sie Ihrem Arbeitgeber regelmäßig zurückgeben, wenn er Ihnen ein Ersatzzeugnis ausstellt.

Wenn der Arbeitgeber die Berichtigung ablehnt

Weigert sich Ihr Arbeitgeber, eine Zeugnisberichtigung vorzunehmen, sollten Sie zunächst nochmals Ihre begründeten Berichtigungswünsche schriftlich und per Einschreiben mit Rückschein an die Personalstelle schicken. Setzen Sie dem Arbeitgeber eine letzte Frist zur Berichtigung (z.B. zwei Wochen). Verstreicht diese Frist erfolglos, bleibt Ihnen der Klageweg.

Wenn der Arbeitgeber nachträgliche Änderungen vornimmt

Achten Sie darauf, dass Ihr Chef anlässlich Ihrer Beanstandung nachträglich keine nachteiligen Änderungen in das Zeugnis aufnimmt. Er ist an die nicht beanstandeten Passagen des Zeugnistextes gebunden.

Ausnahme: Erfährt der Arbeitgeber nachträglich von dienstlichem Fehlverhalten des Beurteilten, kann er ein bereits erteiltes, objektiv falsches Zeugnis widerrufen. Vorausgesetzt, der Irrtum führte dazu, dass das Zeugnis in einem wesentlichen Beurteilungspunkt unrichtig war (BAG, Urteil vom 21.6.2005, 9 AZR 352/04, NZA 2006 S. 104).

Der Arbeitgeber bescheinigt einer Kassiererin zunächst Zuverlässigkeit, anschließend erfährt er von Unterschlagungen.

Eine feste Widerrufsfrist gibt es nicht. Jedoch kann der Arbeitgeber das Zeugnis nur in angemessener Zeit nach Entdeckung der Unrichtigkeit widerrufen. Hier gelten die Grundsätze der Verwirkung.

Ausgeschlossen ist das Widerrufsrecht, wenn der Arbeitgeber aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung ein bestimmtes Zeugnis erteilen musste. Gleiches gilt, wenn er bewusst ein falsches Zeugnis ausgestellt hat und mit dem Widerruf eine Schadensersatzforderung abwenden möchte.

IX. Wann haftet der Arbeitgeber beim Streit ums Zeugnis?

Gegenüber dem Arbeitnehmer

Kommt ein (ehemaliger) Arbeitgeber seiner Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Endzeugnis auszustellen, kann er sich schadensersatzpflichtig machen. Das gilt auch, wenn ein unrichtiges Zeugnis erteilt wird.

Ersetzt wird regelmäßig der Verdienstausfall, den der Arbeitnehmer erleidet, weil er aus diesem Grund keine oder nur eine schlechter dotierte Arbeit findet.

Voraussetzung für einen Schadensersatzanspruch ist jedoch, dass der Arbeitnehmer zuvor die Erteilung des Endzeugnisses angemahnt hat (LAG Schleswig-Holstein, Urteil vom 1.4.2009, 1 Sa 370/08 ) und der Arbeitnehmer die Ursächlichkeit beweisen kann.

Ein Arbeitnehmer bewarb sich als Assistent der Geschäftsführung. Seine Bewerbung wurde abgelehnt, weil der Ex-Chef ihm zunächst kein und dann ein schlechtes Zeugnis ausstellte. Der Bewerber konnte nachweisen, dass er die Zeugniserteilung mehrfach erfolglos angemahnt hatte und ihm später durch das zu schlechte Zeugnis ein konkreter Schaden entstanden war. Die Richter sprachen ihm Schadensersatz von rund 3.500,00 € zu (ArbG Bremen-Bremerhaven, Urteil vom 6.10.2011, Ca 1309/10 ).

Gegenüber dem neuen Arbeitgeber

Zudem bestätigt der (ehemalige) Arbeitgeber mit seiner Unterschrift, dass die getroffene Beurteilung des Arbeitnehmers richtig ist. Deshalb haftet er gegenüber einem neuen Arbeitgeber, wenn das Zeugnis wissentlich unwahr oder unrichtig ist (z.B. werden bestimmte Tatsachen im Zeugnis verschwiegen) und der eingestellte Arbeitnehmer die Leistung nicht bringt, die aufgrund der Beurteilung im Zeugnis erwartet werden durfte.

Der Zeugnisaussteller haftet auch für eine vorsätzlich sittenwidrige Schädigung. Dabei kommt es ihm gerade darauf an, den neuen Arbeitgeber durch ein unrichtiges Zeugnis zu schädigen (§ 826 BGB).

X. So setzen Sie Ihren Zeugnisanspruch gerichtlich durch

Wird Ihnen kein Zeugnis erteilt, können Sie als Arbeitnehmer Ihren Zeugnisanspruch vor den Arbeitsgerichten einklagen. Das gilt auch für eine Berichtigung des Zeugnisses. Sie können im Rahmen eines Zeugnisstreits allerdings nicht im Vorfeld bestimmte Ergebnisse oder Formulierungen gerichtlich festschreiben lassen.

Nachdem ihr fristlos gekündigt wurde, verlangte die Arbeitnehmerin ein Zeugnis, aus dem sich ergeben sollte, dass sie stets zur vollsten Zufriedenheit gearbeitet habe. Das lehnte der Arbeitgeber allein aus den Umständen ab, die zur außerordentlichen Kündigung geführt hatten. Daraufhin zog die Arbeitnehmerin vor Gericht. Zu früh, urteilten die Bundesrichter, und wiesen die Klage ab. Arbeitnehmer könnten nicht vorab auf ein bestimmtes Arbeitszeugnis klagen. Zunächst müsse der Arbeitgeber ein Zeugnis erst einmal formulieren (BAG, Urteil vom 14.3.2000, 9 AZR 246/99 ).

Tipp

Anträge bei Erteilungs- und Berichtigungsklagen erfordern konkrete, Wort für Wort ausformulierte Anträge. Deshalb sollten Sie sich in einem Zeugnisstreit anwaltlich oder gewerkschaftlich vertreten lassen.

Wird in einem Zeugnisstreit über die Leistungs- oder Verhaltensbewertung gestritten, beispielsweise über die Richtigkeit der erteilten Schlussnote, verteilt sich die Beweislast wie folgt: Verlangt der Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Beurteilung (das heißt, besser als die Note gut), muss er die hierfür erforderlichen Tatsachen vortragen. Eine unterdurchschnittliche Bewertung hat der Arbeitgeber zu rechtfertigen (BAG, Urteil vom 14.10.2003, 9 AZR 12/03, NJW 2004 S. 2770). Hier tendiert die Rechtsprechung aber dazu, dass der Arbeitgeber bereits für eine schlechtere als gute Leistung die Beweislast zu tragen hat. Denn eine gute Leistung gilt in der Praxis zwischenzeitlich nicht mehr als überdurchschnittlich (ArbG Berlin, Urteil vom 26.10.2012, 28 Ca 18230/11 ).

Da das Gesamtzeugnis schlüssig sein muss, darf das Gericht das gesamte Zeugnis prüfen und eigene Formulierungsvorschläge machen. Der Tenor des Urteils lautet in diesen Fällen: (...) wird verurteilt, das dem Kläger unter dem (Datum) erteilte Arbeitszeugnis mit folgender Änderung neu zu erteilen (...).

Der Arbeitgeber muss danach ein neues Zeugnis ausstellen und rückdatieren. Aus dem Zeugnis darf sich nicht ergeben, dass es nach einer Auseinandersetzung über seinen Inhalt erteilt wurde (z.B. darf es keinen Hinweis auf einen Vergleich oder ein Urteil enthalten).

Anschreiben mit der Bitte um Zeugniserstellung

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Arbeitszeugnis (einfach)

Einfaches Arbeitszeugnis mit den wichtigsten Informationen über den Arbeitnehmer
Möglichkeit zur individuell formulierten Tätigkeitsbeschreibung

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Arbeitszeugnis (qualifiziert)

Arbeitszeugnis mit Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens Ihres Mitarbeiters
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