Wie Sie ein rechtssicheres Arbeitszeugnis für einen Arbeitnehmer erstellen

3.1. Welchen Inhalt muss ein einfaches Arbeitszeugnis haben?

» Einfaches Arbeitszeugnis erstellen

Art und Dauer der Beschäftigung sind beim einfachen Zeugnis darzustellen. Unwesentliches darf verschwiegen werden. Verschwiegen werden dürfen aber nicht Aufgaben und Tätigkeiten, die ein Urteil über Kenntnisse und Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers erlauben und ihn für einen künftigen Arbeitgeber interessant erscheinen lassen. Nimmt der Arbeitnehmer verschiedene Funktionen nacheinander oder nebeneinander wahr, müssen sie allesamt angegeben werden. Ein Anspruch auf getrennte Zeugnisse besteht nicht.

Der anzugebende Beschäftigungszeitraum richtet sich nach dem rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses und muss mit genauen Daten angegeben werden. Bei einer fristlosen Kündigung wird das tatsächliche Ende der Beschäftigung angegeben. Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit, Wehrübung, Bildungsurlaub usw. dürfen nicht erwähnt werden. Erhebliche Ausfallzeiten, etwa durch Elternzeit, können erwähnt werden. Dazu müssen sie im Verhältnis zur Dauer der tatsächlichen Beschäftigung ins Gewicht fallen. Der Grund des Ausscheidens ist beim einfachen Zeugnis nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen.

3.2. Welchen Inhalt muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben?

» Qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen

Es beinhaltet über Art und Dauer der Beschäftigung hinaus die Beurteilung von Führung und Leistung. Es ist erst auf Verlangen des Arbeitnehmers zu erteilen. Es gilt der Grundsatz der Wahrheitspflicht. Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, dass die Beurteilung auf Führung oder Leistung oder auf bestimmte Zeiträume beschränkt wird. Das Zeugnis soll ein Gesamtbild ergeben. Deshalb können zwar auch negative Tatsachen und Beurteilungen im Zeugnis stehen. Dies aber nur dann, wenn sie für die Gesamtbeurteilung kennzeichnend sind. Einmalige und so für das Gesamtverhalten untypische Verfehlungen dürfen nicht erwähnt werden.

Hat ein Arbeitgeber einem ausscheidenden Mitarbeiter eine bestimmte wohlwollende Formulierung im Arbeitszeugnis zugesichert, so ist er an diese Zusage gebunden. Das gilt auch, wenn er kurze Zeit später zu einer anderen Einschätzung gelangt.

Die Leistungsbeurteilung muss sich an der Arbeitsaufgabe und den daraus resultierenden Anforderungen orientieren. Körperliches und geistiges Leistungsvermögen, Fachkenntnisse, Arbeitsqualität und -güte, Arbeits- und Verantwortungsbereitschaft kennzeichnen die Leistung. Ebenso Verhandlungsgeschick, Ausdrucksvermögen, Durchsetzungsfähigkeit und Entscheidungsbereitschaft.

Die Führung betrifft das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten wie auch gegenüber nachgeordneten Mitarbeitern sowie die Beachtung der betrieblichen Ordnung. Verdeckte Aussagen über den Mitarbeiter, die nicht mit dem Wortlaut oder dem Gesamterscheinungsbild des Zeugnisses übereinstimmen, sind nicht erlaubt (§ 109 Abs. 2 GewO).

3.3. Wann hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

» Zwischenzeugnis erstellen

Voraussetzung für die Verpflichtung des Arbeitgebers, ein Zwischenzeugnis zu erteilen, ist, dass der Arbeitnehmer einen triftigen Grund hat, warum er während des bestehenden Arbeitsverhältnisses eine Beurteilung benötigt.

Triftig ist jeder Grund, der bei ständiger Betrachtung den Wunsch des Arbeitnehmers auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses als berechtigt erscheinen lässt. Das ist der Fall, wenn das Zwischenzeugnis geeignet ist, den mit ihm angestrebten Erfolg zu fördern. Ein solcher Grund kann bei einem Vorgesetztenwechsel vorliegen. Ebenso bei einer Versetzung des Arbeitnehmers oder nach dem Ausspruch einer Kündigung mit längerer Kündigungsfrist.

Nach Ansicht des LAG Hamm liegt im gekündigten Arbeitsverhältnis und während des Laufs des Kündigungsschutzverfahrens dann kein triftiger Grund für ein Zwischenzeugnis vor, wenn dem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen hin vom Arbeitgeber bereits ein Endzeugnis erteilt worden ist. Der Arbeitnehmer hat nicht erst mit Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, sondern dem Wortlaut des § 109 Abs. 1 Satz 1 GewO entsprechend bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitgeber kann die Erteilung eines Endzeugnisses nicht mit der Begründung verweigern, über die Kündigung sei noch nicht rechtskräftig entschieden. Mit dieser Begründung setze er sich in Widerspruch zu seinem vorangegangenen Verhalten, da er ja gerade von der Wirksamkeit der Kündigung und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeht. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf ein Zwischenzeugnis verweisen.

Anerkannt werden diese Gründe für ein Zwischenzeugnis:

• Vom Arbeitgeber in Aussicht gestellte Kündigung

• Eigener Stellenwechsel

• Änderungen im Arbeitsbereich wie Versetzung, Wechsel der Vorgesetzten oder Konkurs

• Bewerbungen

• Fort- und Weiterbildung

• Längere Arbeitsunterbrechung infolge Elternzeit, Wehr- oder Zivildienst oder Übernahme eines politischen Mandats

• Vorlage bei Gerichten, Behörden, für Kreditanträge usw.

Bei einer Betriebsnachfolge i. S. v. § 613 a BGB hat der Arbeitnehmer wegen der oft nicht vorhersehbaren Auswirkungen des Arbeitgeberwechsels Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Der Anspruch kann sowohl gegen den alten wie auch gegen den neuen Arbeitgeber geltend gemacht werden.

Kein Anspruch besteht, wenn der Arbeitnehmer lediglich wissen will, wie seine Leistung und sein Verhalten derzeit eingeschätzt werden. Im Übrigen gelten für das Zwischenzeugnis dieselben Grundregeln wie für die anderen Zeugnisse auch.

Erstellt ein Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis, ist er in aller Regel an den Inhalt dieses Zwischenzeugnisses gebunden, wenn er später ein Endzeugnis für den Arbeitnehmer ausstellt. Das gilt auch dann, wenn ein Betriebsveräußerer das Zwischenzeugnis vor einem Betriebsübergang erteilt hat und der Arbeitnehmer das Endzeugnis vom Betriebserwerber verlangt.

Im Regelfall besteht eine solche Bindung. Sie kann sich aus den Grundsätzen von Treu und Glauben ergeben. Daneben kann sie darauf beruhen, dass das Zeugnis Wissenserklärungen des Arbeitgebers zu Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers enthält. Von diesen darf der Arbeitgeber nur abrücken, wenn ihm nachträglich Umstände bekannt werden, die eine abweichende Beurteilung rechtfertigen.

Dabei ist der Arbeitgeber nicht nur an erteilte Endzeugnisse gebunden. Auch ein Zwischenzeugnis dient wie ein Endzeugnis regelmäßig dazu, Dritte über die Tätigkeit des Arbeitnehmers zu unterrichten. Im Falle eines Betriebsübergangs ist dieser Zweck besonders deutlich.

Immer öfter wird im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses das Thema Arbeitszeugnis per Vergleich mitgeregelt. Dabei ist die Klausel in Anlehnung an ein bereits erteiltes Zwischenzeugnis nicht unüblich. Um jedoch sicher zu gehen, dass ein eventuelles Fehlverhalten, von dem man später erfährt, noch berücksichtigt werden kann, sollte man eine solche Vergleichsklausel noch ergänzen. Hierbei kann man so formulieren: Der/die Beklagte (der Arbeitgeber) verpflichtet sich, ein abschließendes Arbeitszeugnis in Anlehnung an das bereits erteilte Zwischenzeugnis zu erteilen, sofern er/sie bis zum Zeitpunkt der Zeugniserstellung nicht Kenntnis von einem abweichenden Leistungs- und Sozialverhalten des Klägers/der Klägerin (Mitarbeiter/-in) erlangt.

3.4. Welchen Inhalt muss ein Ausbildungszeugnis haben?

Auch Auszubildende haben nach Beendigung, aber auch nach Abbruch ihres Ausbildungsverhältnisses ein Recht auf ein Zeugnis (§ 16 BBiG). Anders als bei einem herkömmlichen Arbeitszeugnis ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, das Ausbildungszeugnis ohne Aufforderung des Auszubildenden auszustellen.

Unterscheiden Sie auch hier zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Ausbildungszeugnis. Das einfache Ausbildungszeugnis muss Angaben über die Person sowie über die Dauer und Zielsetzung der Ausbildung enthalten. Da viele junge Mitarbeiter während ihrer Ausbildung verschiedene Stationen durchlaufen, sollten auch diese im Zeugnis aufgeführt werden. Inklusive der in den Abteilungen oder Unternehmensbereichen erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten. Zusätzlich kann das Ausbildungszeugnis noch Angaben zur Berufsschule und der Abschlussnote enthalten.

So könnten Sie formulieren:

Frau Müller hat ergänzend zu ihrer praktischen Ausbildungszeit die Berufsschule besucht. Wir beglückwünschen sie zu ihrem Ausbildungsabschluss mit der Note gut.

Herr Schulze bestand seine Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer mit der Note sehr gut.

Das qualifizierte Ausbildungszeugnis enthält darüber hinaus zusätzliche Angaben über Führung und Leistung. Es ist nur auf Verlangen des Auszubildenden auszustellen.