Prokura erteilen: Was Unternehmer beachten sollten

Doch bevor die Erteilung einer Prokura erfolgt, sollte jeder Beteiligte sich über die Tragweite dieser Entscheidung im Klaren sein.

An wen kann eine Prokura erteilt werden?

Die Prokura setzt nicht voraus, dass der Prokurist dem Unternehmen intern angehört. So darf die Prokura jeder natürlichen, zumindest beschränkt geschäftsfähigen Person erteilt werden.

Zum Prokuristen können folgende Personen nicht bestellt werden:

• der persönlich haftende Gesellschafter einer OHG
• Komplementär einer KG
• Vorstandsmitglied einer AG oder KG a. A.
• Geschäftsführer einer GmbH
• der ständige Vertreter einer Zweigniederlassung
• Testamentsvollstrecker, der das Handelsgewebe im eigenen Namen fortführt
• Insolvenzverwalter, da er bereits über die inhaltlich gleiche Vollmacht verfügt.

Formelle Anforderungen an die Erteilung einer Prokura

Die Prokura kann gemäß § 48 HGB nur von dem Inhaber des Handelsgeschäftes mittels ausdrücklicher Erklärung erteilt werden. Eine stillschweigende oder konkludente Erteilung der Prokura ist nicht möglich. Auch wenn das Auftreten des „Pseudoprokuristen“ nach Außen zunächst geduldet wird, so gilt sie als nicht erteilt.

Ist der Handelsgeschäftsinhaber noch minderjährig oder geschäftsunfähig, so erfolgt die Erteilung der Prokura durch seinen gesetzlichen Vertreter.

Bei Unternehmen die durch ihre Organe handeln, wie eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ist für die Erteilung der Prokura ein Gesellschafterbeschluss erforderlich. Zudem ist die Erteilung der Prokura im Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung beim Handelsregister hat rein deklaratorische Gründe, der Prokurist darf bereits vor der Anmeldung tätig werden. Nichtsdestotrotz sollte die Eintragung unverzüglich erfolgen.

Die Eintragung erfolgt durch den vertretungsbefugten Geschäftsführer. Vorsicht ist geboten, wenn der Geschäftsführer nur mit einem weiteren Geschäftsführer vertretungsbefugt ist. In diesem Fall müssen beide die Eintragung veranlassen.

Nach der Eintragung muss sich der Prokurist auch als solcher bei Vornahme von Geschäften zu erkennen geben. Daher muss er stets den Zusatz pp. bzw. ppa. benutzen.

Die Reichweite einer Prokura

Die Reichweite der Prokura ist im § 49 HGB geregelt. Demnach berechtigt die Prokura zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Handlungsgewerbes stehen. Dadurch werden dem Prokuristen weitreichende Möglichkeiten im Hinblick auf die Vertretung des Unternehmens nach außen eingeräumt.

Zu diesen gehören alle Verkehrsgeschäfte:

• Abschluss, Durchführung und Beendigung von Verträgen
• Verpflichtungs- und Verfügungsgeschäfte
• Einstellung von Personal
• Aufnahmen und Erteilung von Darlehen
• Schenkungen und Verbindlichkeitsübernahmen
• Aktiengeschäfte, Wechsel- und Scheckerklärungen
•  Prozesshandlungen

Und alle organisatorischen Maßnahmen:

• Produktumstellung
• Einführung neuer Produktionsmethoden
• Gründung von Niederlassungen oder Tochterfirmen.

Grenzen der Prokura

Im Hinblick auf die Veräußerung bzw. Belastung von firmeneigenen Grundstücken muss die Befugnis besonders erteilt werden.

Allerdings sind dieser umfassenden Handlungsfreiheit des Prokuristen Grenzen gesetzt. So ist er nicht zu Grundlagengeschäften befugt. Auch obliegt ihm nicht das Organisationsrecht des Unternehmens wie:

• Einstellung des Betriebes
• Verkauf des Unternehmens
• Insolvenzanmeldung
• Anmeldung zum Handelsregister
• Aufnahme, Kündigung und Ausschluss von Gesellschaftern
• selbst Prokura erteilen
• Jahresabschlüsse gegenzeichnen

Was ist der Unterschied zwischen einer Einzel- und einer Gesamtprokura?

Der Unterschied zwischen einer Einzel- und einer Gesamtprokura liegt darin, wie die Bezeichnung schon erahnen lässt, dass die Einzelprokura einer einzelnen Person erteilt wird, bei einer Gesamtprokura dagegen wird die Prokura mehreren Personen gemeinschaftlich erteilt. Die Inhaber einer Gesamtprokura dürfen nur zusammen rechtliche Handlungen im Namen des Unternehmens vornehmen.

Will der Erteiler einer Prokura erreichen, dass die Prokuristen nur gemeinschaftlich handeln dürfen, dann muss er den Prokuristen Gesamtprokura erteilen. Er kann nicht Einzelprokuren erteilen mit der Auflage, dass die Prokuristen nur gemeinschaftlich agieren dürfen. Diese Einschränkung gilt nicht nach außen.

Natürlich darf auch im Innenverhältnis vereinbart werden, dass beispielsweise von fünf Gesamtprokuristen drei ausreichen, um wirksam Geschäftshandlungen vorzunehmen. Die Prokura sollte daher schriftlich im Sinne des § 50 Abs. 1 und 2 HGB eingeschränkt werden.

Darüber hinaus gibt es eine sog. Filialprokura. Diese beschränkt sich nur auf die Vertretung einer Filiale, Niederlassung oder Geschäftsstelle.

Zeitliche und inhaltliche Beschränkung einer Prokura

Grundsätzlich darf der Prokurist alle oben aufgeführten Handlungen für und gegen das Unternehmen vornehmen. Diese Regelung dient der Sicherheit des Rechtsverkehrs. Der Zweck der Prokura wäre stark eingeschränkt, wenn der Prokurist bei Vornahme einer rechtlichen Handlung dem Geschäftspartner zunächst die Vereinbarung zwischen ihm und dem Prokuraerteiler vorlegen müsste.

Es besteht aber die Möglichkeit, die Befugnisse des Prokuristen im Innenverhältnis nur für bestimmte Handlungen einzuschränken. Diese Vereinbarung hat zwar keinen Einfluss auf den Rechtsverkehr nach außen, allerdings macht sich der Prokurist gegenüber dem Unternehmen schadensersatzpflichtig, wenn er die erteilten Befugnisse überschreitet.

Die auf eine bestimmte Zeit beschränkte Prokura ist nicht zulässig. Möchte der Kaufmann eine Prokura beispielsweise nur für die Teilnahme an einer Messe erteilen, so muss diese vor der Messe erteilt und danach wieder widerrufen werden.

Aufhebung der Prokura

Die erteilte Prokura kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf erfolgt durch den Kaufmann oder im Falle einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) durch den Gesellschafterbeschluss, der dann vom Geschäftsführer vollzogen wird. Bei einer OHG besteht die Besonderheit, dass der einzelne Gesellschafter, dessen Zustimmung für die Erteilung der Prokura erforderlich war, die Prokura widerrufen darf. Grundsätzlich kann ein Widerruf auch mündlich erfolgen, es sei denn, es war eine andere Form vertraglich vereinbart.

Wiederrum aus deklaratorischen Gründen muss eine Eintragung über den Widerruf der Prokura im Handelsregister vorgenommen werden. Denn bis zur Eintragung des Widerrufs und deren Bekanntmachung, können Dritte auf die Bevollmächtigung des handelnden Prokuristen vertrauen. Nimmt der Prokurist trotz des erfolgten Widerrufs weiterhin im Namen des Unternehmens rechtliche Handlungen vor, macht er sich gegenüber diesem schadensersatzpflichtig.

Da die erteilte Prokura gemäß § 52 Abs. 2 HGB nicht übertragbar ist, erlischt sie auch mit dem Tod oder eingetretener Geschäftsunfähigkeit des Prokuristen.

Ferner bringt die Liquidation des Unternehmens oder die Einstellung des Betriebes die Prokura zum Erlöschen. Dies gilt aber nicht für die Auflösung einer Personengesellschaft.

Eine vertragliche Klausel, die den Widerruf der Prokura ausschließt, ist unwirksam. Besonderheiten ergeben sich lediglich dann, wenn ein Arbeitnehmerverhältnis mit der Erteilung der Prokura begründet wird. Im Falle eines vertragswidrigen Widerrufs der Prokura durch den Arbeitgeber könnte eine Schadensersatzpflicht gegenüber dem Arbeitnehmer entstehen. Darüber hinaus steht dem Arbeitnehmer ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

Als Prokurist können Sie auf die erteilte Prokura nicht verzichten oder diese niederlegen. Sie können lediglich von dieser keinen Gebrauch mehr machen, indem Sie schlicht nicht mehr nach Außen auftreten.