7 Fragen + Infografik zum Jahresabschluss in einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Was ist der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens dar und ist die Grundlage für die Besteuerung. Im Jahresabschluss werden die Gewinne und Verluste des Unternehmens im vergangenen Geschäftsjahr gezeigt.

Weiterhin informiert der Jahresabschluss Anteilseigner, Gläubiger und Geschäftspartner über die aktuelle Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Er bildet den Ausgangspunkt für die Planung von Budget und Investitionen im neuen Geschäftsjahr. An seinem Ergebnis wird die Gewinnausschüttung an die Anteilseigner festgemacht.

Welche Unternehmen müssen einen Jahresabschluss erstellen?

Das Handelsgesetzbuch bestimmt, dass alle Kaufleute einen Jahresabschluss erstellen müssen, dazu gehören auch Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und Personengesellschaften (KG, OHG).

Einzelkaufleute, die jeweils in den vorangegangenen zwei Geschäftsjahren zum Jahresende weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben, sind von der Pflicht zur Buchführung befreit. Kleinere Unternehmen und Freiberufler ermitteln zum Jahresende den Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung.

Wer erstellt den Jahresabschluss?

Der Kaufmann selbst ist für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich. Bei Kapitalgesellschaften liegt die Verantwortung bei den gesetzlichen Vertretern (z. B. Geschäftsführern), die im Handelsregister benannt sind.

Die Grundlagen für die Erstellung des Jahresabschlusses kommen aus der Buchführung. Auch muss das Inventar des Unternehmens dargestellt werden. Um das Inventar zu ermitteln, wird in Unternehmen, die mit Waren handeln oder in der produzierenden und verarbeitenden Industrie tätig sind, zum Jahresbeginn eine Inventur durchgeführt. Die Buchhaltung erstellt, sofern das Unternehmen der Buchführungpflicht unterliegt, die Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung.

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Wann muss der Jahresabschluss erstellt werden?

• Große Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres aufzustellen.
• Kleine Kapitalgesellschaften haben dazu sechs Monate Zeit. Nicht-Kapitalgesellschaften sind verpflichtet eine dem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechende Zeit einzuhalten, was ungefähr einem Zeitraum von bis zu neun Monaten entspricht.

Wer kann mir bei der Erstellung helfen?

Besonders in den ersten Jahren nach der Gründung kann der Jahresabschluss eine ziemliche Herausforderung darstellen. Hilfreich ist es, die Buchhaltung von Anfang an ordentlich zu führen und Dokumente regelmäßig abzulegen.

Auch reduziert es den Stress, wenn mit der Vorbereitung der Dokumente und der Erstellung des Jahresabschlusses rechtzeitig begonnen wird. Helfen können hier erfahrene Buchhalter und Steuerberater. Da sich bei vielen Steuerberatern gerade um den Jahreswechsel die Arbeit stapelt, ist es sinnvoll, rechtzeitig einen Termin zu vereinbaren.

Der Jahresabschluss ist fertig! Und nun?

Ist die Arbeit abgeschlossen, dann sollte das Dokument noch einmal genau vom Verantwortlichen geprüft werden. Bei Kapitalgesellschaften wird der Jahresabschluss anschließend an die Gesellschafter, den Aufsichtsrat oder die Gesellschafterversammlung zur Prüfung und Feststellung weitergeleitet. Sind mehrere Gesellschafter beteiligt, dann muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden.

Hier muss dann ein Gesellschafterbeschluss zum Jahresabschluss gefasst werden. Zum einen wird in der Regel die Geschäftsführung entlastet, d. h. die Gesellschafter billigen die Geschäftstätigkeit der Geschäftsführer für einen definierten Zeitraum, z. B. das vergangene Geschäftsjahr.

Hat die Gesellschaft außerdem einen Überschuss erwirtschaftet, müssen die Gesellschafter über die Verwendung entscheiden. Der Überschuss kann entweder ganz oder teilweise an die Gesellschafter ausgezahlt oder in die Gewinnrücklagen der Gesellschaft eingestellt werden. Bis eine UG (haftungsbeschränkt) das Mindeststammkapital einer GmbH von 25.000 Euro aufgebracht hat, müssen 25 % ihres Gewinns in die Rücklage eingestellt werden. 

Muss das Ergebnis veröffentlicht werden?

Der Jahresabschluss muss nach der Feststellung im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. In der Regel sind alle Kapitalgesellschaften dazu verpflichtet. Kommen sie dieser Pflicht nicht rechtzeitig nach, dann droht ein Verfahren des Bundesamtes für Justiz. Eine vorherige Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer ist nur in bestimmten Wirtschaftszweigen und großen Unternehmen nötig.