Was Sie bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung beachten sollten

Unternehmer sind in vielen Konstellationen zur Erstellung einer Rechnung verpflichtet, was stets mit einem enormen Bürokratieaufwand verbunden ist - insbesondere bei Massengeschäften. Aber auch für Kleinunternehmer, die in erster Linie Bargeschäfte abwickeln, stellt dies eine zusätzliche Belastung dar. Sinnvollerweise gibt es für "Kleinbetragsrechnungen" Sonderregelungen, die den täglichen Umgang mit derartigen Rechnungen erheblich vereinfachen. Dennoch muss auch bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung einiges beachtet werden, da schon kleinste Fehler schwerwiegende Folgen haben können.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Der Grundgedanke der Kleinbetragsrechnungen ist die Vereinfachung des Tagesgeschäfts, insbesondere beim Barverkauf. Aber auch in der Gastronomie, wo kleine Einkäufe zum Alltag gehören, sowie für Kleinunternehmer sind die Spezialregelungen von hoher Bedeutung. Nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) liegt eine Kleinbetragsrechnung vor, wenn der Gesamtbetrag 250,00 EUR brutto (bisher: 150,00 EUR) nicht übersteigt. Zu ihnen gehören unter anderem auch die klassischen Kassenbons und Quittungen.

Eine Ausnahme bilden mehrere Rechnungen für dieselbe Leistung, die einzeln jeweils nicht 250,00 EUR überschreiten, aber insgesamt eine höhere Summe als 250,00 EUR ausweisen. In diesem Fall findet die Regelung der § 33 UStDV keine Anwendung.

Im Übrigen sind die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen für bestimmte Geschäfte ausgeschlossen:

• Geschäfte, die der "Versandhandelsregelung" gemäß § 3c Umsatzsteuergesetz (UStG) unterfallen (innergemeinschaftlicher, grenzüberschreitender Versand an Verbraucher),
• bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
• und im Falle der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).

Welche Erleichterungen gibt es für Kleinbetragsrechnungen?

Grundsätzlich müssen Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten, die unter keinen Umständen fehlen dürfen. Im täglichen Rechtsverkehr ist die Umsetzung dieser Pflichtangaben jedoch meist nicht umsetzbar. So müsste zum Beispiel auf jedem Kassen- oder Restaurantbon der Name des Leistungsempfängers eingetragen werden, was angesichts der Fülle an täglich abgewickelten Geschäften zur unüberwindbaren Hürde würde. Bei Nichteinhaltung der Mindestanforderungen droht dabei sogar schlimmstenfalls der Verlust des Vorsteuerabzugs.

Gemäß § 33 UStDV werden diese Anforderungen für eine Kleinbetragsrechnung auf das Mindeste reduziert und damit für den alltäglichen Gebrauch letztlich erst praktikabel gemacht. Eine Kleinbetragsrechnung hat demnach lediglich noch folgende Mindestangaben aufweisen:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers;
• das Ausstellungsdatum;
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung;
• das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe;
• der Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Damit entfallen für Kleinbetragsrechnungen insbesondere die Anforderungen der Angabe des Rechnungsempfängers und der Angabe des einzelnen Steuerbetrags, sowie der Steueridentifikations- und Rechnungsnummer.

Welche Fehler sollte man bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung vermeiden?

Die Reduzierung der Anforderungen kann häufig dazu führen, dass die Kontrollen der Rechnungen vernachlässigt werden und sich so unbedachte Fehler einschleichen, die den Vorsteuerabzug gefährden können. Zu den häufigsten Fehlern gehören

• die falsche Anschrift oder der falsche Name des Rechnungsstellers,
• die unrichtige Bezeichnung der Waren oder der Leistungen,
• die fehlenden oder falschen Angaben des Umsatzsteuersatzes
• sowie das fehlendes Ausstellungsdatum.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei einer Kleinbetragsrechnung?

Die Kleinbetragsrechnung enthält im Gegensatz zu einer "normalen" Rechnung, bei der die kompletten Mindestangaben nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllt sein müssen, nur das Bruttoentgelt inklusive Umsatzsteuer sowie den Steuersatz. Als Empfänger einer Kleinbetragsrechnung muss daher bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzuges bei der eigenen Buchhaltung der Umsatzsteuerbetrag selbst ausgerechnet werden.

Der Umsatzsteuerbetrag kann dabei mit folgenden Formeln berechnet werden:

• Bei einem Steuersatz von 7% wird der Bruttobetrag durch 107 dividiert und anschließend mit 7 multipliziert: Bruttobetrag / 107 x 7 = Steuerbetrag;
• bei einem Steuerbetrag von 19% wird der Bruttobetrag durch 119 dividiert und anschließend mit 19 multipliziert: Bruttobetrag / 119 x 19 = Steuerbetrag.

Auch der Nettobetrag kann auf diese Weise einfach berechnet werden:

• Bei einem Steuersatz von 7% wird der Bruttobetrag durch 107 dividiert und anschließend mit 100 multipliziert: Bruttobetrag / 107 x 100 = Nettobetrag;
• bei einem Steuersatz von 19% wird der Bruttobetrag durch 119 dividiert und anschließend mit 100 multipliziert: Bruttobetrag / 119 x 100 = Nettobetrag.

Mit den so ausgerechneten Beträgen kann der Vorsteuerabzug unproblematisch und wie bei gewöhnlichen Rechnungen geltend gemacht werden.

BEG II: Änderungen treten rückwirkend in Kraft

Dem Gesetzesentwurf für das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) ist am 12.05.2017 durch den Bundesrat zugestimmt worden. Durch das BEG II ist die Erhöhung der Kleinbetragsgrenze auf 250 EUR damit nunmehr beschlossen. Im Vorfeld des Gesetzesentwurfes wurden durch Gutachten sogar eine Erhöhung der Grenze auf 300 oder 400 EUR vorgeschlagen, letztere gibt es in Österreich.

Mit Verabschiedung des Gesetzes treten die meisten Änderungen sogar rückwirkend für den 01.01.2017 in Kraft, da hier eine möglichst frühe Wirkung erwünscht ist – so auch die Änderungen hinsichtlich der Kleinbetragsrechnungen und deren steuerliche Auswirkungen. Rechnungen, die Sie mit Smartlaw estellen, berücksichtigen den geänderten Betrag ab sofort.

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