Geschenke an Geschäftspartner & Mitarbeiter: Was Sie beachten sollten

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“, sagt der Volksmund. Hier eine Einladung in die VIP-Loge zu einem Bundesligaspiel, dann eine Kiste Bordeaux und schließlich ein Wellness-Wochenende in einem schicken Hotel. Wer als Arbeitnehmer Geschenke annimmt, wandelt auf einem schmalen Grat, weil klare gesetzliche Regelungen fehlen, wann ein Geschenk für den Arbeitnehmer als Bestechung gilt. Und auch die steuerlichen Folgen wollen bei Geschenken von Firmen bedacht sein.

Wann ist die Annahme von Geschenken als Bestechung strafbar?

Unproblematisch sind kleine Geschenke wie Kugelschreiber, Kalender oder Anstands- und Höflichkeitsgeschenke. Vorsicht ist geboten bei Geschenken, die einen Wert von über 30 bis 40 Euro haben. Letztlich maßgebend ist, ob es einen Zusammenhang zwischen dem Geschenk und der Tätigkeit des Mitarbeiters gibt. Nimmt der Mitarbeiter das Geschenk an und hängt das Geschenk unmittelbar von einer Gegenleistung ab (z. B. als „Belohnung“ oder in Erwartung eines Auftrags), ist Vorsicht geboten. Dann sollten beim Mitarbeiter alle Glocken läuten. Auf der sicheren Seite ist der Mitarbeiter, wenn er beim Vorgesetzten nachfragt. Andernfalls riskiert es eine Abmahnung, unter Umständen sogar eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung.

Tipp: Unternehmen sollten im eigenen Interesse verbindliche Regeln aufzustellen, wie sich Mitarbeiter bei Geschenken zu verhalten haben. Zwar besteht dazu keine rechtliche Verpflichtung, Verantwortliche können sich dadurch jedoch vor einer Haftung und das Unternehmen vor einem Imageverlust schützen. Schließlich drohen bei einem Korruptionsfall teils empfindliche Geldbußen. Verhaltensregeln können unmittelbar im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat aufgestellt werden. Auch in sogenannten Compliance-Richtlinien kann formuliert werden, welche Zuwendungen angenommen werden dürfen und welche besser dankend abzulehnen sind.

Können Geschenke an den Geschäftspartner von der Steuer abgesetzt werden?

Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner, die aus betrieblichen Gründen erfolgen und die mit keiner Gegenleistung verbunden sind, sind als Betriebsausgaben begrenzt abzugsfähig. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten können bis zu 35 Euro pro Person und Jahr steuerlich geltend gemacht werden. Liegt der Preis darüber, kann der komplette Aufwand nicht mehr als Betriebsausgabe verbucht werden, auch nicht der Anteil von 35 Euro.

Voraussetzung für den Steuerabzug ist, dass die Aufwendungen für Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Der Name des Empfängers muss aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Bei Bilanzierenden sind die Geschenkaufwendungen auf besondere Konten zu buchen. Einnahmenüberschuss-Rechner müssen sie getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen.

Tipp: Werden Geschenke von geringem Wert verteilt (z. B. Kalender, Kugelschreiber), so sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abziehbar. Ebenso kann die Vorsteuer abgezogen werden. „Geringer Wert“ bedeutet, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Empfänger insgesamt zehn Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen.

Wie muss der beschenkte Geschäftspartner das Geschenk versteuern?

Der beschenkte Geschäftspartner muss das Geschenk als Einnahme verbuchen und versteuern. Nur für kleinere Präsente wie zum Beispiel Kugelschreiber oder USB-Sticks mit einem Wert von weniger als 10 Euro wird für den Beschenkten keine Steuer fällig. Diese sogenannten Streuartikel gelten nicht als geldwerter Vorteil.

Tipp: Soll vermieden werden, dass der beschenkte Geschäftspartner das Geschenk versteuern muss, kann das Unternehmen für das Präsent eine pauschale Steuer von 30 Prozent übernehmen. Damit ist dann die Besteuerung beim Beschenkten abgegolten. Die pauschale Steuer kann als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn das Geschenk weniger als 35 Euro kostet. Der Beschenkte muss über die Versteuerung informiert werden.

Wie werden Geschenke an Mitarbeiter steuerlich behandelt?

Bei Geschenken an die Mitarbeiter handelt es sich unabhängig von ihrem Wert immer um Betriebsausgaben, die vom Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden können. Allerdings ist zu beachten, dass das Geschenk für den Arbeitnehmer steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt, für das Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen ist. Geschenke, die Mitarbeitern als Sachzuwendung gewährt werden, sind jedoch unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.

Für den Mitarbeiter sind Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers steuerfrei. Dabei handelt es sich um Sachzuwendungen, die der Arbeitnehmer anlässlich eines besonderen persönlichen Anlasses (z. B. anlässlich eines Jubiläums oder der Geburt eines Kindes) vom Arbeitgeber erhält und deren Wert einschließlich Umsatzsteuer 60 Euro nicht übersteigt. Wird die 60-Euro-Grenze überschritten, gehört der Gesamtbetrag zum Arbeitslohn, nicht nur der 60 Euro übersteigende Betrag.

Sachgeschenke an Mitarbeiter, die keinen persönlichen Anlass haben (z. B. Weihnachtsgeschenke, Tankgutscheine) gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Solche Sachzuwendungen können aber steuerfrei bleiben, wenn sie die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nicht überstiegen.

Achtung: Steuerfrei bleiben Aufmerksamkeiten bis 60 Euro und die 44-Euro-Freigrenze aber nur, wenn es sich um Sachzuwendungen handelt. Bei reinen Geldgeschenken an Arbeitnehmer handelt es sich immer um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Höhe des geschenkten Geldbetrags spielt keine Rolle.

Tipp: Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die Lohn- und Einkommensteuer auf Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent zu erheben. Durch diese Pauschalsteuer ist die steuerliche Erfassung des geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer dann abgegolten.