Verwaltungsverfahren: Kein Widerspruch per einfacher E-Mail

Ein Hamburger Bürger legte gegen eine Pfändungs- und Einziehungsverfügung wegen rückständiger Rundfunkbeiträge Widerspruch ein. Er schickte dazu eine einfache E-Mail an die zuständige Behörde. Dieser E-Mail fügte er eine eingescannte Version seines unterschriebenen Widerspruchsschreibens bei. Er kündigte zudem eine postalische Übersendung seines Widerspruchs an.

Die Behörde wies den Widerspruch jedoch zurück. Begründung: Der Widerspruch per einfacher E-Mail entspreche nicht der erforderten Schriftform. Der schriftliche Widerspruch sei verspätet eingegangen. Die Pfändungs- und Einziehungsverfügung sei daher rechtmäßig.

Das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigte die Rechtsauffassung der Behörde und wies die Klage aus formalen Gründen ab: Der Widerspruch wurde nicht ordnungsgemäß erhoben.

Die Voraussetzungen sind in den Verwaltungsverfahrensgesetzen eindeutig geregelt: Elektronisch übermittelte Dokumente stehen nur dann einem schriftlich zu unterzeichnenden Schriftstück gleich, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird.

Diese gilt als sogenanntes »Funktionsäquivalent« zur eigenhändigen Unterschrift. Damit soll sichergestellt werden, dass das elektronische Dokument dem angegebenen Absender zuzuordnen ist (sog. »Authentizität«) und inhaltlich durch die Übermittlung nicht verändert werden konnte (sog. »Integrität«).

Folge: Eine einfache E-Mail reicht nicht aus, um die Schriftform zu wahren. Und weiter: Selbst, wenn der Mann eine unterschriebene und gescannte Fassung seines Widerspruchs beigefügt hätte, genügt dies nicht den strengen Schriftformerfordernissen für den Widerspruch.

VG Hamburg, Urteil vom 31.7.2023, 3 K 1110/23